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仕事には、主に下記の２つがあります。
①予定業務 ： 事前に分かっている仕事
②突発業務 ： 上司、顧客からの急な仕事の依頼
皆さんも、せっかく仕事の計画を立てたのに、
「突発業務」が入って思い通りに進まない、作業がズレ込む
といった経験をしたことがありませんか。
つまり、仕事を計画的に進めるには、突発業務を減らしていく必要があります。
今日は、誰でも実践できる突発業務を減らす方法を３つ紹介します。
１．予定業務と突発業務の割合を、●対●に保つ
皆さんは、仕事に占める「予定業務と突発業務の割合」は、どれくらいがベストだと思いますか。
【A】予定業務：突発業務＝５：５
【B】予定業務：突発業務＝６：４
【C】予定業務：突発業務＝７：３
答えは、【C】です。
予定業務：突発業務＝７：３ に保つのが理想です。
この割合にしておくと、繁忙期で予定業務が立て込んでいても、
突発業務に対応していけます。
【A】のように突発業務と予定業務の割合が半々だと、常に突発業務に追われる状況です。
それでは、予定業務を計画通りに進めることは出来ません。
【Ｂ】は、通常時はいいかもしれませんが、繁忙期で仕事が忙しくなると、太刀打ちできなくなります。
皆さんの「予定業務と突発業務の割合」はどれくらいですか。
突発業務は、３割以内に押さえることが大切です。
では、突発業務を減らすにはどうしたらいいのでしょうか。
次の章から、詳しく解説していきます。
２．突発業務を記録して傾向を掴む＆予定に組み込む
突発業務は、「記録」をすることが大切です。
記録をすることによって、突発業務に対する下記の傾向が見えてきます。
●誰からの依頼が多い？
●どんな仕事？
●どんなタイミングで依頼をされるのか？
これらが分かれば、突発業務を先手必勝で回避することができます。
例えば、こんなケースがあったとします。
【ケース】
部長は、月末になると、クレームや接客の好事例について、
情報を取りまとめるよう指示をしてくる。
いつも、「今日中にお願い！」と言われるので、
その日は自分の仕事ができず困っている。
この場合、上記の仕事を「突発業務」ではなく、「予定業務」として捉えます。
つまり、指示をされてから慌ててやるのではなく、予め自分のスケジュールに上記の仕事を組み込むのです。
そうすることで、突発業務に振り回されて自分の仕事ができない・ペースを乱されるといった状況を回避することができます。
ここでのポイントは、２つ。
（１）まずはメモをすることで突発業務の傾向を掴む
（２）頻度が多い突発業務に関しては、「予定業務」として予めスケジュールに組み込む
この２つを実践するだけで、突発業務の数を減らしていけるようになります。
３．自分から前もって～する
これから紹介するのは、相手にあるアクションをすることで突発業務を回避するやり方です。
では、２つの事例を見ていきましょう。
【社内の事例】
帰りぎわに、急ぎの仕事を依頼してくる上司がいたとします。
皆さんだったら、どうやってそれを回避しますか。
【A】「勤務後にプライベートで予定が入っている事」を前もって上司に伝えておく。
【B】上司との接触を避けるため、夕方から帰りぎわに外出や会議の予定を入れる。
【C】上司に、月曜日の朝に1週間分の自分のスケジュールを伝える。
【D】「依頼事項がないか」自分から前もって上司に尋ねる。
答えは、【C】・【D】です。
【A】・【Ｂ】は、全ての日において対応ができる訳ではないので、NGです。
その一方、【Ｃ】・【Ｄ】は、万能性があり、かつ下記３つの利点を含んでいます。
（１）週の始めであれば、上司から仕事をふられても、自分の予定を早急に調整することができます。
（２）前もって確認を入れることで、「今日中にお願い！」といった急ぎの仕事を未然に防ぐことができます。
（３）スケジュールを伝えることで、自分の仕事の多忙度を上司にアピールする事ができます。部下が忙しいと分かれば、上司も仕事をふりづらくなります。
それでは、それ以外のケースも見ていきましょう。
【社外の事例】
たびたび緊急の依頼をしてくるお取引先がいたとします。
皆さんだったら、どうやってそれを回避しますか。
【A】緊急案件を記録し、内容とタイミングの傾向をつかむ。
【B】毎週月曜日の午前中に、お取引先に電話し依頼事項の有無を確認する。
【C】月1回訪問して、「何かお困りのことはないですか？」と尋ねる。
【D】「緊急案件は、遅くても３日前にお願いします」と取引先に伝えておく。
答えは、【A】・【B】です。
【C】の月１回では、緊急の依頼を未然に防ぐことができません。
【D】ように自社の都合を一方的に押し付けると、「サービスの悪い会社だ」と思われる恐れがあります。
その一方【A】・【B】は、突発業務を回避するだけではなく、下記２つの利点を同時に得ることができます。
（１）緊急案件の傾向を理解すると、そのお取引先が「何を重視しているのか」が分かるので、それに即した提案・資料作り、アプローチの仕方ができるようになります。
（２）毎週お取引先に電話をすることで、「サービスが手厚い会社だ」という印象を相手に与ることができます。
以上、「社内」と「社外」の事例において、どのようにして突発業務を回避するかを見ていきました。
２つの事例において、共通していたことは何でしたか。
それは・・・・、
「自分から前もって尋ねる」ということです。
それだけで、突発業務は回避できます。
自分から前もって尋ねることで、「急ぎの仕事」が「納期に余裕のある仕事」に変わっていきます。
突発業務は、尋ねることで先回りして防ぎましょう。
まとめ
以上、突発業務を減らす方法を３つ紹介しました。
１．予定業務と突発業務の割合を、７対３に保つ
２．突発業務を記録して傾向を掴む＆予定に組み込む
３．自分から前もって尋ねる
どれか一つでも実践していただけると嬉しいです。
そして最後に、突発業務を部下にふらない上司になるための秘訣を３つ紹介します。
（１）急ぎの仕事は、週の初めに、最低でもその日の朝に頼むようにしましょう。
（２）ミーティングをやる時には、事前に日時を決めてからおこないましょう。
（３）部下の仕事の状況や仕事量を確認してから、指示をしましょう。（部下が忙しい場合には、他の手があいている者に頼むなど、臨機応変な対応が必要です。）
部下の突発業務は、上司の仕事の頼み方を改善するだけで、減らすことができます。
仕事を受ける方も・頼む方も、突発業務を減らす工夫をしていきましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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