到達目標
●仕事の「目的」と「完了基準」を正しく把握できるようになる。●突発業務を想定した余裕のあるスケジュールを組めるようになる。
●集中して効率よく、仕事を進められるようになる。
研修の内容
仕事を進めていく上での一番のタイムロスは、仕事の手戻りです。せっかく完成したのに、目的とずれていた、出来上がりが求めていたものと違ったとなると、最初からやり直さなくてはなりません。そうならない為にも、この講座ではまず、仕事の「目的」と「完了基準」を正しく把握した上で、業務を遂行するスキルを学習していきます。また、「効率よく仕事を進めるための仕事術」や「突発業務を回避する方法」など、社会人としての仕事の進め方や時間管理について余すことなくご紹介していきます。
研修プログラム例
１．タイムマネジメント診断～ あなたは時間を有効に使えているか ～
２．指示を正確に把握して、仕事の手戻りを防ぐ方法
（１）指示が明確な場合
①５W３Hで指示を受ける
②「質問」と「復唱」で認識のズレを防ぐ
（２）依頼主に明確なイメージ・答えがない場合
①質問をして依頼主のニーズを訊き出す
②依頼主の要望を「見える化」する
③再度依頼主の要望を共有する
（３）長期的な仕事の場合
①仕事の工程表を作成する
【ワーク】事例検討
３．仕事を効率よく進めるスケジュールの立て方
（１）仕事の作業時間を把握する
（２）４つの時間を手帳に書き込む
①自分１人でやる仕事の開始時間
②自分１人でやる仕事の終了時間
③他人と共同でやる仕事の開始時間
④他人と共同でやる仕事の終了時間
（３）最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設ける
（４）３０分単位で時間を活用する
（５）隙間時間にやることを事前に決めておく
【ワーク】スケジュール作成
４．仕事の優先順位のつけ方
（１）緊急度と重要度
（２）パレートの法則
（３）「６つの仕事」に分けて、優先順位を考える
（４）「他人依存度の高い仕事」を優先する
【ワーク】あなたの仕事の優先順位を考える
５．突発業務を減らす方法
（１）予定業務と突発業務の割合を、７対３に保つ
（２）突発業務を記録して傾向をつかむ
①誰からの依頼が多い？
②どんな仕事？
③どんなタイミングで依頼をされるのか？
④頻度が多い突発業務を「予定業務」としてスケジュールに組み込む
（３）突発業務を依頼する相手に、自分から前もって尋ねる
①社内編
②社外編
【ワーク】事例検討、自己分析
６．朝型の仕事術！朝集中して仕事を片付ける方法
（１）朝型の仕事術とは
（２）朝型の仕事術のメリット
①満員電車からの回避
②仕事の集中力アップ
③ワークライフバランス
④精神的・身体的な健康
（３）朝型の仕事術を拒む３つとその対処法
（４）早起きをする１１の秘訣
（５）周囲の目を気にせず定時退社をするコツ
①見える化
②職場の仲間を巻き込む
③ホウレンソウを積極的にする
７．短時間で集中して仕事をする方法
（１）何に集中するかを決める
（２）ベストタイムを競う
（３）集中力を乱す「仕事の中断」「騒音」「誘惑」「ネガティブな感情」を取り除く
（４）１日の仕事の流れ、全体の業務量を事前に把握する
（５）生活改善
８．まとめ / 質疑応答
ビジネスシーンで役立つポイント
急な仕事の依頼は、先手必勝で防ぐことができます。例えば、帰り際に急ぎの仕事を依頼してくる上司には、月曜日の朝に、1週間分の自分のスケジュールを伝え、依頼事項がないか自分から前もって尋ねることで防ぐことができます。このように突発業務を減らす方法を身につけておけば、相手のペースに左右されることなく、計画通りに業務を進めていけるようになります。
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