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皆さんは、仕事をする上で、自分の集中力が高い時・低い時を意識して、それに合わせた仕事をしていますか。
「時間帯」と「取り組む仕事」を意識するだけで、
●仕事の処理スピードが早くなる
●仕事の質が向上する
といったメリットがあります。
今日は、限りある時間を有効に使うために、どの時間帯に何の仕事をすべきかを３つの事例を使って紹介していきます。
１．アイデア発想
まず最初は、アイデアを生み出す際に「何をどの時間帯にやればいいか」を紹介します。
ジェームス・W・ヤングは、『アイデアの作り方（初版1940年）』にて、
アイデアを生み出す過程には、下記の５段階があるとしました。
１．資料を収集する
２．メモに書き留める
３．いったんそこから離れる
４．アイデアがひらめく
５．アイデアを書面にまとめる
【注意】上記はヤングの言葉ではなく、ポイントを噛み砕いて分かりやすく説明しています。
では、この５段階を仕事の時間軸に当てはめるとどうなるか、考えていきましょう。
１段階目の「資料を収集する」作業は、
次のうち、どの時間帯にやるのが適切だと思いますか。
【A】午前（9：00～12：00）
【B】午後（12：00～18：00）
【C】夜（18：00～）
答えは、【B】です。
午後は、頭が疲労し、集中力が下がるので、「非創造的な仕事」をします。
そこで、午後の時間帯は、下記２つの作業をまとめて行います。
●第１段階 ： 資料を収集する
アイデアを生み出す上で必要なデータを集める。
●第２段階 ： メモに書き留める
第１段階で集めた資料を書きとめ、情報を整理する。
アイデア発想の出発点が分かったので、
あとは残りの段階を下記の通りまわしていきます。
退社～翌朝（18：00～翌朝6：00）
●第３段階 ： いったんそこから離れる
退社と共に、いったんアイデアを生み出すことからは離れ、
ゆったりとした時間を過ごします。
このとき脳では、午後に詰め込んだ情報を整理し、組み合わせ、繋げるといった作業をしています。
早朝（6：00～9：00）
●第４段階 ： アイデアがひらめく
アイデアがひらめく、ベストタイミングは早朝です。
昔から、アイデアがひらめく瞬間は、「馬上、厠上、枕上」であると言われています。
これを現代に置き換えると、「移動中、トイレの中、ベットの中」になります。
つまり、早朝にはこの３要素が全て含まれています。
早朝は、脳が一番活性化する創造的な時間帯です。
前日に詰め込んだ情報を、リフレッシュした頭で考えると、
あらたな気づきや着眼点を得ることができます。
午前中（9：00～12：00）
●第５段階 ： アイデアを書面にまとめる
最後は、ひらめいたアイデアを誰が見ても分かるよう書面にまとめます。
午前中は、集中力があり生産性が高いので、創造的な仕事をするのに適しています。
以上、ユングのアイデア発想の理論を基に、どの作業をいつやるべきかを紹介しました。
ユングの理論は、アイデア発想以外に、その他の業務でも汎用ができます。
では、問題を解きながら見ていきましょう。
<第１問> ルーチンワークは、いつやるのが適していると思いますか。
【A】午前（9：00～12：00）
【B】午後（12 ：00～18：00）
【C】夜（18：00～）
答えは、【B】です。
午後は、頭が疲労し、集中力が下がるので、
慣れたルーチンワークをやるのに適しています。
<第２問>ミスが許されない仕事、頭をフル回転させる仕事、数字を取り扱う仕事（売上管理、見積書の作成etc…）は、いつやるのが適していると思いますか。
【A】午前（9：00～12：00）
【B】午後（12：00～18：00）
【C】夜（18：00～）
答えは、【A】です。
午前中は、集中力があり生産性が高いので、創造的な仕事や数値管理等に適しています。
このように、仕事の取り組む時間帯を考える際には、
「＂集中力＂が高い・低い」を一つの目安にするといいでしょう。
皆さんの業務内容に合わせて、できる範囲でユングの理論を実践していただけると幸いです。
２．部下を叱る
皆さんは、部下を叱るときにも最適な時間帯があるのをご存じですか。
では、部下を叱るのに最適な時間帯は、次の内どれでしょう。
【A】朝（9：00～12：00）
【B】夜（18：00～）
答えは、【A】です。
朝は「解決型」、夜は「説教型」の叱り方をすると言われています。
朝は、ポジティブな思考になります。
そのため、ミスをした部下を責めるのではなく、
どうしたらミスを無くせるかといった「課題解決」の方に目がいきます。
また、朝はやらなくてはならない業務が立て込んでいるので、
ダラダラと叱るのではなく、簡潔に話をまとめる傾向にあります。
その一方、夜は、ネガティブな思考になります。
皆さんも、「心配事があって眠れない」という経験をしたことがありませんか。
夜は物事を悪い方向に考えがちです。
そのため、ミスをした部下を責め、長時間説教を続けてしまいます。
よって、朝の方が、部下を叱るのには適しています。
皆さんも、叱るときのタイミングを意識してみましょう。
３．メール
メールは、受け手の都合に関わらず届きます。
届く度に読んで、返信をしていたら、自分の仕事が進みません。
メールチェックには、最適な時間帯と回数があります。
では問題を解きながら、考えていきましょう。
<問題１>メールチェックの最適な頻度は、次の内どれだと思いますか。
【A】１時間に１回
【B】２時間に１回
【C】朝・夕の２回
【D】朝・昼・夕の３回
答えは、【D】です。
急ぎの用は、電話をするのがマナーです。
そのため、朝・昼・夕の３回確認をすれば、業務上困る事はありません。
<問題２>メールの返信の順番で、適切だと思うのは次の内どれですか。
２つ選びましょう。
【A】興味を引いた件名順
【B】クライアント→上司→同僚の順
【C】新しいものから
【D】古いものから
答え：【B】クライアント→上司→同僚の順
クライアントや上司のメールには、指示事項が含まれるため、
それらを優先的に確認するといいでしょう。
答え：【C】新しいものから
日に３回のメールチェックでは、
最初のメールが届いてから返信をするまでに、どうしても多少の時間が空いてしまいます。
古いメールに返信をしても、相手に「早急な対応」と思わせることはできません。
よって、届いたばかりの「新しいメール」に返信をした方が、
返信の早さを印象づけることができます。
メールは、自分の中で時間やル―ルを決めないと、作業を中断する要因になります。
自分の中で、メールチェックの時間を設け、それ以外の時間は見ないようにする！
これだけで、メール以外の仕事に集中して取り組むことができます。
皆さんも、今日からメールのルールを設けるようにしましょう。
まとめ
今日は、「どの時間帯に何の仕事をすべきか」を下記３つの事例を使って、紹介しました。
１．アイデア発想
２．部下を叱る
３．メール
どれか一つでも実践して頂けると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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