状況別!仕事の手戻りを防ぐ3つの指示の受け方

仕事を進めていく上での1番のタイムロスは、仕事の手戻りです。

 

皆さんは、苦労して仕事が終わり、ようやく提出したにも関わらず、

「イメージしていたものとは違う」「本当はこうして欲しかったんだ」等と言われて、

仕事が差し戻された経験はありませんか。

 

いくら計画的に効率よく仕事を進めていたとしても、

仕事の手戻りが頻発すれば、

いつまでたっても仕事が終わらない…

時間的な余裕が生まれない…

といった悪循環に陥ります。

 

ではどうしたら仕事の手戻りを防ぐことができるのでしょうか。

今日は、下記3つの状況別に、指示を正確に把握する方法を紹介していきます。

 

状況1:指示が明確な場合

状況2:依頼主に明確なイメージ・答えがない場合

状況3:長期的な仕事の場合

 

指示が明確な場合

まず最初に紹介するのは、仕事を頼む依頼主に、「こうして欲しい」という明確なイメージがある場合です。

 

この場合、指示を受ける方は、5W3Hを確認するようにしましょう。

 

【5W】

Why:狙いは何なのか、なぜそうするのか(目的)

What:何をするのか(行動)

When:いつまでに(期限、期日)

Who:誰が、誰に(担当、分担、顧客相手)

Where:どこで(場所、行き先)

 

【3H】

How:どのような方法で(方法、手段)

How much:いくら(費用)

How many:いくつ(数量)

 

この5W3Hのうち、特に把握をしなくてはならいのは、

仕事の「目的」と「完了基準(できあがりの姿、レベル、形)」です。

 

せっかく仕事を完成させたのに、「目的とずれていた」「できあがりが求めていたものと違った」となると、最初からやり直さなくてはなりません。そうなると、今までの労力や時間が無駄になってしまいます。

 

必ず「目的」と「完了基準」を把握した上で、仕事に取り掛かりましょう。

 

 

また、指示を受ける際にすべき大切なことは、「質問」と「復唱」です。

 

指示をされた内容で分からない点があれば、「質問」をします。

分からないまま自分本位で、進めないようにしましょう。

 

指示内容を最後に復唱します。

復唱をすることで、認識のズレをその場で依頼主に修正してもらうことができます。

 

依頼主に明確なイメージ・答えがない場合

仕事を頼む依頼主に、いつも「こうして欲しい!」といいった明確なイメージがあるとは限りません。頼む方も、「十分に考えがまとまっていない」「よく分かっていない」段階で、仕事を頼んでくるケースがあります。

 

こんな仕事の頼まれ方をしたら、注意が必要です。

まずは、試しにつくってみてよ。

君が考えるベストなやり方でいいからさ。

君の好きなように、まずは作ってみて。

 

では、こんな漠然とした指示の仕方をされたら、どうしたらいいのでしょうか。

答えは、簡単です。

ある3つのことを実践すればいいんです。

 

事例を使って、説明していきましょう。

例えば、「あなたが仮にホームページの作成を任された」とします。

 

依頼主から、最初に下記のような依頼を受けました。

水色をメインカラーに

デザインは、シンプルだけど分かりやすいのがいい

メインターゲットである○○層にとって、ウケが良いホームページを作りたい

 

 

あなただったら、この時どうしますか。

 

【A】質問をして、依頼主のニーズを訊き出す。

【B】依頼主が言っている要望の範囲内で、まずは取り敢えずやってみる。

【C】職場の先輩に相談して、アドバイスを貰う。

 

 

 

 

答えは、【A】です。

指示が漠然としている時には、質問をして依頼主のニーズを訊き出すことが大切です。

質問をされると、依頼主の方も、「見えていなかった自分の要望や考え」に気づくことができます。

 

【B】のように指示が漠然とした状態で仕事を進めると、仕事の手戻りや、やり直しが発生します。せっかくやった作業がムダになってしまうので、辞めましょう。

 

【C】の場合、先輩に相談しても、「依頼主」の要望を把握することはできません。

 

つまり、指示が漠然としているときには、まず最初に質問をして依頼主のニーズを訊き出しましょう。

これが、1番目にすべきことです。

 

 

では、それから先はどうしたらいいのでしょうか。

皆さんも一緒に考えてみてください。

 

【A】依頼主の要望を基に、全ページを完成させる。

【B】1ページ分のイメージサンプルを、ラフスケッチの状態で1案見せる。

【C】1ページ分のイメージサンプルを、完璧な状態で3案見せる。

 

 

 

 

答えは、【B】です。

依頼主の要望を基に、ラフスケッチを1案作成します。

 

ここでポイントなのは、ラフスケッチを完璧に作り込まないという点です

依頼主が、完成イメージを大まかに確認できればいいので、手書きや簡易的なものでOKです。

 

ラフスケッチを見る事によって、依頼主は自分の「もっとこうして欲しい」という要望に気づくことができます。

 

つまり、何も無い状態から、自分の要望を100%伝えるのは大変でも、

ある程度形になっていると、「これは良い」「これはもっとこうした方がいい」といった自分の要望をより具体的に表現できるようになります。

 

「質問で、依頼主の要望を100%聴き出せた!」と思うのは危険です。

質問をしただけでは、依頼主の「こうしたい」という要望が、ほんの少し把握できたに過ぎません。

だから、ラフスケッチを見せて、依頼主のニーズを再度確認していく必要があるのです。

 

【A】のように、依頼主の要望が100%確認できていない段階で、全ページを作り込むのは危険です。全ページ作ったものの、やり直しになる場合があります。

 

【C】のように3案提案をするのは、依頼主にとっては選択肢が多く、親切でしょう。

しかし、作業効率を考えると、あまり好ましくありません。

3案作る時間と労力があったら、【B】のようにラフスケッチでまずは依頼主の要望を形にした方が効率がいいです。

 

以上のことをまとめると…

指示が漠然としているときに、2番目・3番目にやるべき事は、これです。

 

2番目依頼主の要望を"見える化"する

依頼主の要望を、ラフスケッチ・簡単な図・イラスト等にまとめて、依頼主に見せます。

 

3番目共有化

2番目の"見える化"を基に、依頼主から「これはOK」「これはもっとこうして欲しい」といった具体的な要望を言ってもらいます。

お互いの認識が間違っていれば、正しく修正します。

新たに得た依頼主の要望を、聴き逃さないようしっかりとキャッチします。

 

いま紹介した3つのことを実践すれば、漠然とした指示の場合であっても、

仕事の手戻りや、やり直しを防ぐことができます。

 

大切なことは、よく分からない状況のまま仕事を進めないということです。

 

最初にしっかりと把握すべきことを把握しないと、時間や労力の無駄になります。

時間を有効に使うために、依頼主の要望を「質問」「見える化」「共有化」の3Stepで正確に把握するようにしましょう。

 

長期的な仕事の場合

仕事の完遂までに複数の工程を要する長期的な仕事には、ロードマップ(仕事の工程表)があると便利です。

 

ロードマップとは、長期的な仕事の「始まり」から「終わり」までの各工程を、図にまとめたものになります。

 

ロードマップがあると、どうして仕事の手戻りを防げるのでしょうか。

その理由は、2つありあります。

 

 ①「抜け」や「漏れ」を未然に防げる。

ロードマップがあることによって、自分では気づかない作業工程の「抜け」や「漏れ」を、他人から指摘されやすくなります。

 

②仕事の進捗状況を、依頼主にホウレンソウ(報告・連絡・相談)しやすくなります。

なぜなら、ロードマップがあることで、依頼主に対して、「いま仕事がどの段階にあるのか」を説明しやすくなるからです。

ホウレンソウが活発になると、

依頼主から適宜、指示や要望を貰える

仕事のやり方が間違っていた場合は、早期に指摘してもらい、その場で軌道修正を図れる

といった利点があります。

 

このように、長期的な仕事の場合には、ロードマップを積極的に活用して、仕事の手戻りを防ぐようにしましょう。

 

まとめ

以上、今日は下記3つの状況別に、指示を正確に把握する方法を紹介しました。

 

状況1:指示が明確な場合

状況2:依頼主に明確なイメージ・答えがない場合

状況3:長期的な仕事の場合

 

仕事の状況に合わせて、今日お伝えした方法をどれか一つでも実践して頂けると嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

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