（本ページは、プロモーションが含まれています）
皆さんは、時間を有効に使うために、正しく効果的にスケジュールを立てていますか？
今日は、「仕事が早い！仕事が予定通りに進む人」のスケジュールの立て方を５つ紹介します。
このブログを読めば、
●仕事が予定通りに進まない
●いつも〆切ぎりぎりに業務を慌ててやる羽目になる
●仕事が終わらず、いつも残業続き
こんな自分を今日から卒業することができます。
１．仕事の作業時間を把握する
皆さんに質問です。
皆さんは、下記の業務をやるのにどれくらいの時間がかかっていますか。
●１通のメールを作成し、送信する時間
●見積書を１件、書きあげる時間
●パワーポイントの資料を１枚、書きあげる時間
●会議資料を1枚、書きあげる時間
仕事を予定通りに効率的に進めるための第１歩は、「自分の作業時間を把握すること」です。
上記の質問に「何分かかるか、分からない」と答えた人も、安心してください。
今日から意識して「どの作業に何分、時間がかかるのか」を測定してみましょう。
このときのポイントは、１つです。
作業時間は、「１通メールを作成する時間」、「１枚資料を作成する時間」といった具合に、
1通・１枚・１件を単位にしましょう。
それは、なぜかというと、
例えば上司から、「会議資料を５枚作成して欲しい」と頼まれたとします。
このとき、資料を１枚作るときの時間を把握していれば、
「１枚の作業時間×５倍」という風に、
全体の作業時間を見積もることができます。
作業時間を測るときには、１件、1通、１枚を単位にしましょう。
２．４つの時間を手帳に書き込む
皆さんの手帳には、どんなことが書かれていますか。
例えば、下記の内容が記載されている手帳は、
スケジュール管理として効果的でしょうか。
５月１５日
●A社△△様 来社11：00～
●部内会議 14：00～
●B社○○様 訪問16:00～
答えは、残念ながらNoです。
仕事で押さえるべき時間は、４つあります。
①：自分１人でやる仕事の開始時間
②：自分１人でやる仕事の終了時間（〆切期限）
③：他人と共同でやる仕事の開始時間
④：他人と共同でやる仕事の終了時間（〆切期限）
上記のスケジュールでは、仕事で押さえるべき４つの時間の内、
③番の「他人と共同でやる仕事の開始時間」しか管理されていません。
仕事で押さえるべき４つの時間を、しっかりと手帳に書き込む。
これだけで、「仕事が終わらない、〆切ぎりぎりになる」といったことを防ぐことが出来ます。
では、順に見ていきましょう。
仕事で押さえるべき下記２つの時間については、簡単です。
③：他人と共同でやる仕事の開始時間
④：他人と共同でやる仕事の終了時間（〆切期限）
こんな風に管理をしていきましょう。
●A社△△様 来社
１１：００～１２：００
●部内会議
１４：００～１５：３０
●B社○○様 訪問
１６：００～１７：００
つまり、「他人と共同でやる仕事の＂終了時間＂」まで手帳にしっかりと書きこむ事が大切です。
先ほどの例題のように、「他人と共同でやる仕事の＂開始時間＂」については、
すでに管理されている方が多いのではないでしょうか。
なので・・・、
「他人と共同でやる仕事の＂終了時間″」まで書くことを習慣化させれば、
③：他人と共同でやる仕事の開始時間
④：他人と共同でやる仕事の終了時間（〆切期限）
の２つをすぐに管理できるようになります。
３．余裕があって、ストレスを感じないスケジュールの立て方
では次に、「仕事で管理するべき」残り２つの時間について、見ていきましょう。
①：自分一人でやる仕事の開始時間
②：自分一人でやる仕事の終了時間（〆切期限）
例えば自分一人でやる仕事において、
「A・B・Cの３工程」があったとします。
皆さんだったら、どんなスケジュールを立てますか。
次の３つのうち、「余裕があって、ストレスを感じない」スケジュールの立て方をしているのは、どれでしょうか。
（１）予備日なしの「最短スケジュール」。
（２）各工程ごとに「予備日」を設ける。
各工程ごとに「〆切日」を設ける。
（３）最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設ける。
この場合、「余裕があって、ストレスを感じない」スケジュールの立て方をしているのは、（３）です。
では、その理由を解説していきましょう。
まず、（１）というのは、予備日なしの最短スケジュールで、計画を立てています。
予備日がないとうことは、「突発業務」が発生した時点で、計画通りに進める事ができなくなります。
仕事には、下記のような突発業務が発生します。
●上司、顧客からの急な仕事の依頼
●クレーム応対
●あいまいな指示が原因で起こる仕事の手戻り
●終了時間を過ぎているのに終わらない会議
●「探し物」に費やしている時間
etc・・・・
仕事とは、突発業務が発生するものです。
だからこそ、突発業務の対応を見越した上で、
余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。
よって、まったく予備日を設けていない（１）のケースは、NGです。
（２）に関しては、
●各工程ごとに「予備日」を設ける
●各工程ごとに「〆切日」を設ける
といったスケジュールの組み方をしています。
一見、予備日もあって、しっかりとスケジュールを組めているように感じますが…、
「ストレスを感じない計画か」といったら違います。
（２）は、それぞれの工程に〆切日を設けることで、
「〆切に追われる状況」に自らを追い込んでいます。
本来、３工程で終わる仕事なら、
「A～Cの仕事を何日までに終わらせる」といった具合に
〆切日は１つあれば大丈夫なはずです。
しかし、それぞれの工程に〆切日を設けることで、
〆切が、１個から３個に増えています。
〆切日を細かく設けた方が、
「遅滞なく仕事を進められるのではないか」と考える人もいるでしょう。
しかし、ストレスを感じない仕事をするには、どちらの状況が好ましいと思いますか。
【A】〆切に追われる頻度が多い
【B】〆切に追われる頻度が少ない
答えは、もちろん【B】ですよね。
〆切というのは、〆切通りに進めば「達成感」や「充実感」を味わうことができます。
しかし、突発業務に追われ、
〆切日までに業務を終えることが出来なかったらどうでしょう。
●私は、なんで計画通りにできないんだろう。
●私って、仕事の処理スピードが遅いのかしら・・・。自分ってほんとダメだな。
●私は、なんでこんなに仕事量が多いの！
何でもかんでも私に仕事をふってきて、私の大変さも分かってよ！
など、自分や周囲に対して、「ネガティブな感情＝ストレス」を感じませんか。
〆切日を多く課すというのは、
上記のようなネガティブな感情を生み出す機会を、
自ら多く作り出していることになります。
だったら、〆切日は少ない方がいいと思いませんか。
その一方（３）は、最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設けています。
つまり、
●予備日の確保
●〆切の数を最小限に押さえる
といった２つが網羅されています。
例えば、先ほどの事例では、
こんな風にして、最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設けていきます。
【一例】
開始日：５/1
A工程：２日（最短日数）
B工程：４日（最短日数）
C工程：４日（最短日数）
＋
予備日：８日間
終了日：５/１８
このように、最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設ける良さは２つあります。
１つ目は、「プラス思考」になれることです。
例えば、A工程が最短日数の２日ではなく、３日かかったとします。
この場合、予備日を１日使ったことになるので、
予備日は８日から７日に減ります。
しかし、気持ちとしては、
「A工程の段階で、すでに作業が出遅れてしまった」と考えるのではなく、
「まだ、予備日が７日間ある」といったプラスの思考を持つことができます。
つまり、プラスの思考が働くことで、ストレスを感じなくなるのです。
また、２つ目の良さは、予備日の残数で、
「仕事が計画通りに進んでいるかどうか」を測れるという点です。
例えば、A工程が最短日数の２日ではなく、６日かかったとします。
この場合、予備日を４日使ったことになるので、
予備日の残数は、「８日→４日」になります。
つまり、予備日の半分をA工程で使いきってしまったことになるので、
B工程・C工程に関しては、スピード感を持って取り組む必要があります。
このように、予備日の残数を目安にして、
仕事の進捗状況の善し悪しを把握できるのです。
以上、（１）～（３）の例題を使って、
「自分一人でやる仕事の開始時間」と「自分一人でやる仕事の終了時間」を
どのように設定したらいいかを紹介しました。
仕事で押さえるべき４つの時間には、下記がありました。
①：自分１人でやる仕事の開始時間
②：自分１人でやる仕事の終了時間（〆切期限）
③：他人と共同でやる仕事の開始時間
④：他人と共同でやる仕事の終了時間（〆切期限）
この４つの時間を手帳に書き込み、管理・実行するだけで、
業務を効率よく・遅滞なく進めることができるようになります。
ぜひ、今日から４つの時間を管理できるようになりましょう。
４．３０分単位の時間活用術
前章までは、長期的なスケジュールの立て方について紹介しました。
これからは、１日のスケジュールの立て方について紹介していきます。
皆さんは、今日１日のスケジュールをどんな風に立てていますか。
【A】・【B】のうち、「時間を有効に使う」「集中力を維持する」仕事のやり方ができているのはどちらでしょうか。
【A】
9：00～１２：００ 企画書の作成
【B】
9：00 ～ 9：30 メールチェック
9：30 ～ 10：00 企画書１ページ目作成
10：00 ～ 10：30 企画書２ページ目作成
10：30 ～ 11：00 企画書３ページ目作成
11：00 ～ 11：30 見積書の作成
11：30 ～ 12：00 会議資料の確認＆印刷
答えは、【B】です。
【B】は、時間を３０分単位で捉えています。
その一方【A】は、午前中といった漠然とした時間で捉えています。
気が付くと「あっという間に午前中が終わって、もうお昼の時間だ！」
なんていう経験ありませんか。
漠然と過ごしていたら、時間はあっという間に過ぎます。
細分化した時間を、目的意識を持って取り組むことが大切です。
時間を細分化する利点は２つあります。
１つ目は、「集中力」を持って仕事に取り組めることです。
皆さんは、午前中の３時間、ずっと集中力を維持し続けることができますか。
どんなに集中力がある方でも、難しいのではないでしょうか。
では、30分単位だったらどうでしょう。
「これをやる！」と決めて集中できませんか。
時間を細分化して捉えるだけで、仕事の処理スピードは格段に上がります。
２つ目の利点は、「仕事の遅滞に気づきやすくなる」ことです。
例えば、先ほどの例のように企画書の１ページ目を「３０分間」で仕上げるという
予定を立てました。
しかし、実際にかかったのは「５０分間」。
この時点で、「企画書を午前中に仕上げるのは、間に合わない」と気づくことができます。
よって、午後の仕事を見直したり、応援を頼む等をして、
早急にリカバーすることができます。
このように３０分単位で時間を細分化して捉えると、
「集中力を高める」「仕事の遅滞に早急に気づける」といった２つの利点があります。
３０分で、「必ずしも仕事を完結させなくてはならない」という意味ではありません。
３０分の間に「何に取り組み・何に集中するか」という目的意識を持つという事が大切です。
ぜひ、３０分単位の時間活用術、実践してみてください。
５．隙間時間にやることを事前に決めておく
では、最後に「隙間時間の有効活用」について紹介します。
皆さんは、こんな時どうしますか？
今日は、社内会議が２本立て続けにあります。
１本目の会議が１５分早く終わり、次の会議まで隙間時間ができました。
皆さんだったら、何をして過ごしますか？
【A】デスクに戻って、電話連絡を１本する
【B】不要な書類をシュレッダ―処理する
【C】交通費の精算をする
【D】明日の会議資料を２０部コピーする
どれも隙間時間の活用としては、正解です。
隙間時間ができてから「何をしようか？」と考えても、あっという間に時間が過ぎてしまいます。
「隙間時間ができたときに何をやるか」を事前に決めておきましょう。
例えば、５分・１０分・１５分の隙間時間でも、これだけのことがやれます。
５分の隙間時間
●手帳に予定を書く
●To doリストを考える
●ちょっとしたデスクの掃除
etc…
１０分の隙間時間
●電話連絡
●返信メールの作成
●資料の印刷、PDF化
etc…
１５分の隙間時間
●交通費の精算
●不要な書類をシュレッダー処理
●パソコンのデータ整理
etc…
隙間時間も塵も積もれば山となります。
隙間時間を有効に活用しましょう。
まとめ
今日は、「仕事が早い、仕事が予定通りに進む人のスケジュールの立て方」を５つ紹介しました。
１．仕事の作業時間を把握する
２．下記４つの時間を手帳に書き込む
①：自分１人でやる仕事の開始時間
②：自分１人でやる仕事の終了時間（〆切期限）
③：他人と共同でやる仕事の開始時間
④：他人と共同でやる仕事の終了時間（〆切期限）
３．最短スケジュールの後に、「トータルの予備日」を設ける
４．３０分単位の時間活用術
５．隙間時間にやることを事前に決めておく
どれか一つでも実践して頂けると幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
お知らせ
先取り型研修事務所では、タイムマネジメント研修を実施しています。
このブログは、弊社がタイムマネジメント研修でお伝えしているごく一部の内容です。
このブログを読んでご興味を持った方は、お気軽にお問い合わせください。
タイムマネジメント研修についての詳細は、こちら
研修のご質問・お問い合わせは、こちら
■『タイムマネジメント』関連した記事はこちら
「緊急度と重要度」だけではない！生産性を上げる、仕事の優先順位の付け方３つ
どの時間帯に何の仕事をすべきか！仕事の生産性と質がアップする時間活用術３つ
突発業務を減らす３つの方法！キーワードは「先手必勝」と「７対３の法則」
■最近のよく読まれている記事はこちら
誰も教えてくれない、コーチングにおける「質問テクニック」７つ
■Facebookはこちら
「いいね！」をクリックして、『職場ですぐに実践できるビジネステクニック』の最新情報を手に入れよう☆
先取り型研修事務所のFacebookはこちら
