【新入社員必見!】仕事ができる人の「指示の受け方」「報告の仕方」

今日は、新入社員の皆さんのために、

仕事ができる人が実践している「指示の受け方」「報告の仕方」について、紹介します。

 

仕事で信頼を獲得するには、目の前の仕事を、

一つひとつ手を抜かずに、迅速に正確に誠意を持って取り組むことが大切です。

 

日々の仕事を一生懸命おこなうことで、

重要な仕事を任されたり

自分のやりたい仕事に挑戦できる機会がまわってきます。

 

新入社員の皆さんが、日々の仕事の進め方・やり方を振り返る

ひとつのきっかけになれば幸いです。

 

また、「指示をする」「報告を受ける」といった際の、

日頃の上司のお悩み・お困り事についても、解決方法を紹介しています。

 

上司の方は、部下指導の際の「参考資料」として、

今日のブログを少しでもご活用いただけると嬉しく思います。

 

仕事は、指示を受ける所から始まる

仕事の多くは、指示を受けるところから始まります。

 

与えられた仕事を正確におこなうには、

指示の内容を、下記の流れでしっかりと把握することが大切です。

 

【指示を受ける流れ】

 

【1】返事をする

上司に呼ばれたら、「はい」と明るく大きな返事をします。

 

【2】上司のもとへ行く

指示を記録できるようメモを持って、速やかに上司のもとへ移動します。

 

【3】メモを取りながら、指示の内容を聴く

上司の話を聴き逃さないよう5W3Hに則ってメモを取ります。

 

<5W>

When  いつまでに

What  何をするのか

Why  その目的は何か

Who 誰が(役割分担、対象顧客)

Where どこで(場所、行き先)

 

<3H>

How どのような方法で

How many いくつ(数量)

How much いくら(金額、費用)

 

【4】上司の話が終わったら、分からない点を質問する

必ずしも5W3Hに基づいて、上司が指示を出してくれるとは限りません。

5W3Hに基づいて、自分から疑問点を確認するようにしましょう。

 

【5】指示の内容を復唱する

指示の内容を復唱し、聴き逃しや聴き間違いがないか確認します。

 

【新入社員の素朴な質問】

なんで上司は、5W3Hに則って指示をだしてくれないの?

今日中に、このアンケートをまとめておいてくれる

こんな風にシンプルに指示をだされる事もあるでしょう。

 

新入社員からしたら、

どんな風にまとめればいいの?

その仕事をする目的って何?

と、分からない事だらけです。

 

では、問題です。

上司はなぜ、5W3Hに則って、丁寧に指示をだしてくれないのでしょうか。

 

【A】部下に、意地悪をしているから

【B】忙しくて、丁寧に教えている暇がないから

【C】仕事を長年やっていると、新人の頃の感覚が無くなってしまうから

 

 

 

 

 

答えは、【C】です。

 

仕事を長年やっていると、

何を事前に伝えると仕事がスムーズに進むのか

新入社員は、何が分からなくて困るのか

といった新人の頃の気持ち・感覚が、薄れてきてしまいます。

 

なので、

決して新入社員を困らせてやろう

意地悪をしてやろう

という気持ちで、指示がシンプルになっている訳ではありません。

 

そう思うと、少し指示が分かりづらい上司に対して、

いちいち腹を立てるのが、バカバカしく感じませんか。

 

分からないことは、部下自ら質問する。

分からないまま、独りよがりで仕事を進めないようにしましょう。

 

5W3Hの中でも、絶対に押さえるべき項目はどれか

新入社員の皆さんに質問です。

仕事を正確におこなう上で、5W3Hの中で、

「絶対に押さえるべき項目」はどれだと思いますか。1つ選んでみましょう!

 

<5W>

When  いつまでに

What  何をするのか

Why  その目的は何か

Who 誰が(役割分担、対象顧客)

Where どこで(場所、行き先)

 

<3H>

How どのような方法で

How many いくつ(数量)

How much いくら(金額、費用)

 

 

 

 

 

 

答えは、“「仕事の目的=Why」を把握する”ことが大切です。

 

例えば、「資料を印刷して、会議室に並べてきて」という指示の場合、

社内会議なのか

お客様・お取引先を交えての会議なのかで、

資料の印刷方法や会議室のレイアウト等に違いが生じます。

 

仕事の目的をしっかりと理解していないと、

「お客様に配布するのに、なんで白黒印刷なんだー!

これじゃあ、見えづらいじゃないか!!」と

上司に叱られたり、

一から仕事をやり直さなくてはなりません。

 

このように、仕事の目的をしっかりと把握することによって、

「仕事の手戻り」や「やり直し」を未然に防ぐことができます。

 

【上司のお悩み相談】

「部下が、指示した通りに仕事をしてくれない」こんな時はどうする?

部下に指示をしたのに、

完成したものが、期待していたものと違った

部下が期日を守らない

こんな経験をしたことはありませんか。

 

これらを防ぐには、4つの方法があります。

 

(1)仕事の目的をしっかりと伝える

 

(2)部下の取っているメモを上司が確認する

部下に、仕事の内容を復唱させるだけではなく、

部下がとっているメモ自体に、間違いがないか確認するといいでしょう。

 

新入社員によっては

数量や期日を間違えて記載していたり

肝心なメモすべき所をメモしていない

字が汚すぎて、後で読み返せない

といったメモの取り方そのものに問題がある場合があります。

 

(3)仕事の全体像が分かる工程表などを渡す

「いつまでに何をやればいいのか」が明確なので、仕事の遅滞を防ぐことができます。

 

(4)過去のサンプルを渡し、完成イメージを共有する

「百聞は一見に如かず」

言葉で伝えても、部下にニュアンスが伝わりづらい場合は、

過去のサンプル等の現物を見せてしまった方が、正確に情報を伝えることができます。

 

指示の伝え方を工夫するだけで、

部下のケアレスミスや、仕事の手戻り・やり直しを未然に防ぐことができます。

どれか1つでも、実践していただけると嬉しいです。

 

◆報告の仕方

仕事は、報告してはじめて完了します。

 

下記3つのタイミングで、必ず報告を入れるようにしましょう。

(1)仕事が、完了したとき

(2)中間・経過報告をするとき

(3)ミスやトラブルが発生したとき

 

では、順に詳しく見ていきましょう。

 

(1)仕事が、完了したとき

仕事が完了したら、指示した相手に報告を入れます。

 

<言い方の一例>

いまお時間よろしいでしょうか。〇〇の件、できあがりました。

 

<完了報告のPoint>

①まず最初に、上司の都合を確認する。

いまお時間よろしいですか。

1分程、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか。

(具体的な所要時間を伝えると、相手により親切)

 

②上司が忙しいときには、声を掛けない。

皆さんに質問です。

次の内、上司への報告を控えた方がいいのはどれでしょうか。(複数回答可)

 

【A】上司が外出の準備をしているとき

【B】会議室に向かおうとしているとき

【C】電話応対で、忙しそうにしているとき

【D】上司が、重要な仕事を直前に控え、集中しているとき

 

 

 

 

 

答えは、【A】~【D】どれも正解です。

 

「君は、いつも間が悪いな!忙しいときに限って、声を掛けてくる!!」

と言われないように、上司の仕事が立て込んでいるときには、

声を掛けないようにしましょう。

 

③あいまいな表現をしない。

一応終わりました。

たぶん大丈夫だと思います。

これらの言い方をすると、上司は「ちゃんとやれているのかな」と不安になります。

 

上司を不安にさせないよう、もし指示をされた仕事に自信が無かったら、

下記のような言い方で、「確認依頼」をしましょう。

 

<言い方の一例>

〇〇の件、出来上がりました。

念のため、間違いがないかご確認いただけないでしょうか。

 

(2)中間・経過報告をするとき

1週間以上かかる仕事の場合は、途中で中間報告をいれるようにしましょう。

仕事が上手くいっている場合でも、下記のような報告を入れます。

 

【仕事が順調に進んでいる場合】

お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか。

〇〇の件なのですが、現在□□の段階まで進んでおります。

予定通り金曜日の正午までには、課長にお渡しができます。

 

【仕事が順調に進んでいない場合】

どこで滞っているのか

何が分からなくて、業務が進まないのか

を上司に具体的に伝えるようにしましょう。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか。

〇〇の件なのですが、△△の部分で滞っており、予定の半分しか終わっていません。

□□について、ご指導いただけないでしょうか。

 

では皆さんに質問です。

次の内、分からない点を上司に質問する際、的確に訊けているのはどれでしょうか。

 

【A】アンケートのまとめ方が、分かりません。

【B】お客様の要望を、項目ごと分類わけした方がいいのか、

それともランキング形式でまとめたらいのか、判断に迷っています。

 

 

 

 

 

分からない点を的確に訊けているのは、【B】です。

 

【A】のように、分からない点を漠然と伝えると、

教える方も何を教えたらいいのか、判断に迷ってしまいます。

 

【B】のように、「何が分からないのか」を具体的に伝えるようにしましょう。

 

また、上司から助言・アドバイスを貰ったときには、

お陰様で、〇〇の仕事が無事に終わりました。

その節は、ご指導ありがとうございました。

感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

 

感謝を伝えられる部下=上司から可愛がられます。

感謝を伝えられる人になりましょう。

 

<中間報告のPoint>

①中間報告のタイミングを、指示を受けた際に事前に決めておく

中間報告や経過報告をいつ入れたらいいのか、判断に迷う

新入社員の皆さんも多いのではないでしょうか。

 

そんなときには、指示を受けた際に、

中間報告のタイミングを事前に上司と決めておくといいでしょう。

<言い方の一例>

ラフ案ができた時点で、一度報告してもよろしいでしょうか。

3割がた出来た所で、一度見ていただけないでしょうか。

 

(3)ミスやトラブルが発生したとき

ミスやトラブルが発生した場合は、事態の悪化を防ぐために、

速やかに上司に報告をおこないます。

 

ミスやトラブルを伝えるのは、勇気がいります。

 

しかし、言わずにいると

「もっと早く言ってくれれば、手の打ちようがあったのに!何でいま言うんだ!!」と

余計上司に叱られてしまいます。

 

例えば、上司が不在の場合は、

下記のように工夫をして、至急上司に報告を入れるようにしましょう。

上司が会議中のとき→メモを渡す

上司が外出中のとき→至急電話を入れる(メールだといつ見るか分からないので…)

 

ミスを伝える際には、下記のように

謝罪をする」→「状況を説明する」→「対応策を述べる

この順番でおこなうようにしましょう。

 

<言い方の一例>

申し訳ございません。

〇〇の手違いで△△のミスが発生してしまいました。

私としては、このように対応していきたいと思うのですがよろしいでしょうか。

 

<ミス・トラブル報告のPoint>

①印象を下げる下記の3大NGをしない。

 

言い訳NG

始めてなもんで、業務にまだ慣れていないんで、仕事が立て込んでいたので

 

責任転嫁NG

〇〇さんが連絡をするのが遅くなって、こうなったんです!!

 

感情をあらわにしない

泣く、叱られた後にふてくされるNG

 

②想定される上司からの質問を事前に準備しておく

ミスやトラブルが発生した際、必ず上司は下記の2つを訊いてきます。

なぜミスが起こったのか(原因)

対応策はどうするのか

 

「□□のミスが、発生しました」という状況説明で終わらずに、

失敗をリカバーする姿勢を示しましょう。

 

対応策については、2つ以上考えておくのがベストです。

1つだけだと、「他に何か策はないの?」と言われた時に、

答えられずに終わってしまいます。

 

③事実と意見を分けて報告する。

対応策など、自分の意見を伝えるときには、

これはあくまで私の一意見ですが、

これはあくまで私の一考えなのですが、

といった前置きを添えるようにしましょう。

 

報告をする際に、「事実」と「意見」を分けて伝えるのがポイントです。

 

これができると同期と差がつく!報告の上級スキル

君は、よく気が利くね

いつも仕事が丁寧で、安心して任せられる

と上司に言ってもらうには、「プラスαの報告スキル」を身に付けることが大切です。

 

報告の上級スキルその1:

上司のタイプに合わせて報告の仕方を変える

 

上司の特性に合わせて報告の仕方を工夫すると、

どんな上司の下でも、円滑に仕事を進めていけるようになります。

 

上司のタイプは、主に下記の4つに分類されます。

皆さんの上司が、どのタイプに当てはまるのかを考えながら、

読み進めて頂けると幸いです。

 

1.【理論派上司】

<上司の特徴>

・冷静沈着

・慎重に物事を進める

・整理整頓好きで、常にデスクがキレイ

<好きな部下の報告スタイル>

・データや裏付けとなる参考資料を添えて、報告する。

 

2.【行動派上司】

<上司の特徴>

・結果を重視する

・業務効率とスピードを重視する

・即断即決

・ストレートな物言い

<好きな部下の報告スタイル>

・中間報告や経過報告をマメに入れる

・「結論」から述べる。

 

3.【協調派上司】

<上司の特徴>

・聞き上手

・温厚な人柄

・評判や他人の目を気にする

<好きな部下の報告スタイル>

あなた一人の意見ではなく、周囲も同意見であることを、データを用いて客観的に伝える。

 

4.【感覚派上司】

・話すのが好き(話しだしたら止まらない)

・感情の起伏がある

・喜怒哀楽が分かりやすい

<好きな部下の報告スタイル>

・気持ちや想いを熱く語る

・今の仕事が、会社のビジョンや方針にどう直結するのかを含めて報告する。

 

上司のタイプは、必ずしもこの4つに分類される訳ではありません。

 

例えば、【協調派上司】【行動派上司】の両方を兼ね備えている混合型の上司などもいます。

 

また、時とタイミングによって上司の特性が変わる場合もあるので、

よく上司を観察して、

どんな報告をしたら、上司が喜ぶのか

安心するのか

を考えて、臨機応変に報告の仕方を工夫していく事が大切です。

 

 

報告の上級スキルその2:

上司のスケジュールを把握して、計画的に報告をする

 

上司に報告をしようと思ったのに、急ぎの案件に限って上司が捕まらない・・・

こんな経験をしたことはありませんか。

 

下記のような、上司と部下のやり取りは、

上司のスケジュールを事前に把握せず、無計画で報告をおこなった為に起こります。

 

【ダメな報告の一例】

部下: 課長、今お時間よろしいでしょうか。企画案ができあがりました。

 

課長: おう、ご苦労さん!明日までには目を通して、部長に上げておくよ。

 

部下: え~っ!課長、それは困ります。

明日の朝一の会議で、企画案を発表しなくてはならないんです。

今日中に、課長から、部長の承認をもらっていただけませんか。

 

課長: おいおい、そんな無理言うなよ!

部長は、今日・明日は出張で戻ってこないぞ!

 

こうならないためにも、上司や決裁者のスケジュールを事前に把握するようにしましょう。

 

上司(決裁者)の外出日

上司(決裁者)の出張日

上司(決裁者)が会議等で席をはずす時間帯

等を事前に把握し、計画的に上司に報告することが大切です。

 

 

報告の上級スキルその3:

上司から褒められたら、素直に〇〇を伝える

 

褒め上手な上司は、部下から報告を貰った際に、

下記のような褒め言葉を言ってくれる場合があります。

 

もうできたのか、早いな!

相変わらず仕事が丁寧だね!

 

皆さんだったら、褒めてくれた上司に対してどのような返答をしますか。

【A】いえ~、そんなことないですよ!(謙遜する)

【B】ありがとうございます。引き続き頑張ります!(感謝を伝える)

 

 

 

 

 

部下として、適切な返答をしているのは【B】です。

 

上司がせっかく褒めてくれているので、

素直にその想いを受け止めて、感謝を伝えることが大切です。

 

【上司のお悩み相談】

「部下が、報告をしてくれない」こんな時はどうする?

部下が自発的に報告をしてくれない…

こんなお悩みを持っている上司の方も、多いのではないでしょうか。

 

では、部下が進んで報告をするようになるには、どうしたらいいのでしょうか。

 

答えは、いたって簡単です。

下記2つのことを実践してみましょう。

 

(1)報告のタイミングを具体的に指定する

部下が報告をしやすいのは、次のうち上司のどの声掛けでしょうか。(複数回答可)

 

【A】いつでも報告に来てくださいね。

【B】〇〇の工程まで終わったら、中間報告をしてください。

【C】今日は、14時~16時までデスクにいるので、

報告がある方は、その時間帯にお願いします。

 

 

 

 

 

答えは、【B】【C】です。

どの工程まで終わったら報告をするのか

報告をする時間帯

を予め決めておくと、部下は報告をしやすくなります。

 

部下にとって、「報告をするタイミング」が事前に分かると、

仕事がし易いものです。

 

また、上司にとっても、

「自分の仕事に集中する時間帯」と「部下からの報告を受ける時間帯」が

区切られているので、仕事にメリハリができると共に、仕事の効率性がアップします。

 

【A】のように「いつでも報告してくださいね」という抽象的な言い方では、

上司が忙しそうだから・・・

上司の機嫌が悪そうだから・・・

と上司の様子を伺って、部下は報告するのを躊躇してしまいます。

 

(2)部下がミスを報告したときには、労いの言葉をかける

上司の皆さんに質問です。

部下がミスを報告したときに、まずどんな言葉をかけるのが適切でしょうか。

 

【A】なぜもっと早く報告しないんだ!

【B】君は一体なにをやってるんだ!

【C】よく報告してくれた。ありがとう

 

 

 

 

 

部下がミスを報告したときには、

【C】のように、まず「ねぎらいの言葉」をかけましょう。

 

部下にとって、ミスを報告するのは、勇気がいります。

 

部下は、

上司に叱られるのではないか

責められるのではないか

といった不安な気持ちを抱えています。

 

そんな部下の気持ちを受け止め、まずは「言いづらいことをよく報告してくれた。ありがとう」というねぎらいの言葉をかけましょう。

 

【A・B】のように、最初から頭ごなしに怒ってしまうと、

ミスを報告しても、「罵声を浴びせられる・厳しく叱られるだけだ」という刷り込みができ、

それ以降、部下はミスを報告することをためらうようになります。

 

「どうせ叱られるくらいなら黙っておこう・・・」という心理が働き、

最悪の場合は、ミスを隠したり、ぎりぎりまで上司に報告をしなくなってしまいます。

 

そうならなない為にも、勇気をだしてミスを報告してくれた部下に、

「報告してくれてありがとう!!」この一言を伝えるようにしましょう。

 

まとめ

以上今日は、仕事ができる人の「指示の受け方」「報告の仕方」について紹介しました。

 

指示を受ける

報告をする

これらは、全てコミュニケーション・スキルに含まれます。

 

筆者は、コミュケーション上手な人とは、

相手の立場に立って考えられる人

相手を尊重したコミュニケーションを取れる人

だと思います。

 

ぜひ、今日のブログが

どんな伝え方をしたら、相手にとって分かりやすいのか

相手は、何に興味があるのか

どのようなタイミングで報告をしたら、相手に迷惑をかけないのか

など、相手を尊重したコミュニケーションを考える一つのきっかになれば幸いです。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

 

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