【新人教育、仕事の引継ぎ】教え上手な人がやっている16のポイント

今日は、「新人教育」・「仕事の引継ぎ」の場面で、

教え上手な人がやっている16のポイントを紹介します。

 

新人が、一向に戦力にならない

新人が、同じことを何度も質問してくる

新人が、受け身で困る

etc・・・

こんなお悩みを持っている方の一助になれば幸いです。

 

事前準備のポイント

(1)指導計画を立てる

教え上手な人は、「新人が、いつまでに何ができるようになればいいのか」

といった指導計画を立てます。

 

指導計画を立てる際は、下記の流れで行うといいでしょう。

 

Step1:「どのような仕事があるか」を書き出す

会社に「能力要件書」や「職務要件書」がある場合は、それらを参考にします。

 

Step2:「その仕事を遂行する上で、どんな能力・スキルが求められるか」を考える

 

Step:3:「いつまでに何を教えるか」を決める

教える順番や優先順位を決める際は、下記を考慮します

 

「簡単なこと」から、徐々に難易度を上げて教えていく

新入社員の場合は、「1.対人スキル」→「2.専門スキル」の順で教えていく

 

「忙しいのに、指導計画まで作っている暇がない」という方もいるでしょう。

 

しかし、指導計画を作ると下記の効果があります。

部下育成を複数人で担当する場合、進捗度合いを互いに共有し合える

部下の成長度合い」や「教えたこと・教えていないこと」を把握できる

一度作ってしまえば、次年度以降は手直しや修正を加えながら、再活用できる

 

最初から完璧な指導計画書をつくる必要はありません。

「いつまでに何を教えるか」目標を立てるところから始めてみましょう。

 

(2)教える相手の性格や行動特性を把握する

皆さんは、教える相手の特性に合わせて指導法を変えていますか。

人には、それぞれ向いている指導法があります。

 

例えば次のうち、「細かく指示・命令をされるのを嫌う」のはどちらの新人でしょうか。

 

【A】改善意識が高く、行動的でチャレンジ精神旺盛な新人

【B】質問が多く、言われたことを忠実にこなす新人

 

 

 

 

 

答えは、【A】です。

 

【A】のようなチャレンジ精神旺盛な新人は、

細かな指示を嫌う傾向にあります。

 

信じて任せたり、少し高めの目標を設定してあげると、より能力を発揮します。

 

新人の特性を把握するために、

入社時の面接担当者や元上司等に下記を訊いておくといいでしょう。

 

どのような性格

得意不得意は何か

がんばる原動力は何か

どのような仕事に興味関心をもっているのか

(将来的には、何をやりたいと思っているのか)

etc…

 

下記のブログに、部下のタイプ別指導法が載っています。

Disc理論に基づいた部下のタイプ別指導法

よろしければ、参考にして下さい。

 

(3)教えるツールを用意する

指導する際に使うマニュアルや過去の資料を、予め準備しておきましょう。

 

なかでも、

仕事の全体像

お客様、他の部署とのつながりが分かる資料

を用意しておくといいでしょう。

 

上記の資料があることで、

仕事の意義、遣り甲斐

「自分が今なにに取り組んでいるのか」が把握しやすくなり、

仕事に対するモチベーションが上がります。

 

「説明する」際のポイント

(4)教わる側の意識を高める

教える相手が新入社員の場合は、

学びの意識を高めるために、下記のような声掛けから始めるといいでしょう。

 

<一例>

これから、〇〇について大事な説明をおこないます。

筆記用具とメモを用意して。

説明が終わったあとに、内容を復唱してもらうから、しっかり聴いてね。

(今から説明することをすぐにやってもらうから、そのつもりでいてね)

 

要は、「いまから大事なことを説明するから、よく聴いて欲しい」

ということが相手に伝わればOKです。

 

相手が真剣に話を聴く環境をつくるようにしましょう。

 

(5)相手の知識、これまでの経験を把握する

説明に入る前に、相手の知識これまでの経験を確認するようにしましょう。

 

こんな投げかけをするといいでしょう。

 

〇〇について、聞いたことはありますか

〇〇について、どれくらいご存じですか

これまでに〇〇を使ったことはありますか

前職(前の職場・部署)では、どんなお仕事をされていたんですか

etc・・・

 

上記の質問をすることで、

相手の知っていること・知らないことを把握することができます。

 

そうすることで、

知っているかと思って、つい説明を割愛してしまった

相手がすでに分かっている事なのにクドクドと説明してしまった

という事態を未然に防ぐことができます。

 

(6)事前に資料を読み込んで貰う

教える相手が、中途採用者経験者の場合、

一から十まで説明されるのを嫌う傾向にあります。

 

そんなときは、事前に過去の資料やマニュアルを渡し、

分からない点を後で質問してください」というスタイルをとるといいでしょう。

 

相手が知りたい点を効率よく教えるので、時間の短縮にもなります。

 

(7)仕事の目的を伝える

皆さんに質問です。

 

仕事の意義を見出す上で、

教える相手に必ず伝えておくべき項目は、次のうちどれでしょうか。

 

【A】Why:なぜやるのか

【B】What:何をやるのか

【C】How:どうやってやるのか

 

 

 

 

答えは、【A】です。

 

仕事を教える際は、

その仕事は何のためにやるのか

その仕事はどうして必要か

その仕事は、周囲にどのような影響を与えるのか

といった「仕事の目的」を伝える必要があります。

 

ここをしっかり教えないと、

仕事の意義を見出せない

自発性や改善意識が育たない

臨機応変な対応が身につかない

新人になってしまいます。

 

(8)教える内容を厳選する(一度に全てを教えきろうとしない)

新人や仕事の引継ぎ時に、一度に色々と説明をされて

頭がパンクしてしまった

自分にできるのかと不安になってしまった

皆さんも、こんな経験はありませんか。

 

こんな想いを相手にさせないよう段階を踏んで教えていくようにしましょう。

 

例えば、指導計画書に基づいて

「今週はA工程まで。来週はB工程について教える」など

相手の理解度に合わせて、徐々に教える内容を増やしていくことが大切です。

 

(9)説明が終わったら、相手の理解度を確認する

「相手がどのくらい説明を理解したのか」必ず確認をしましょう。

下記の質問を投げかけるといいでしょう。

 

いまのポイントを復唱してもらえますか

ここまでで何か質問はありますか

etc…

 

新入社員の場合は、メモした内容をその場で見せて貰うのもいいでしょう。

 

人によっては

肝心なところがメモされていない

メモした内容が間違っている

見返せないくらいメモの字が汚い

といったことがあります。

 

メモに書いた内容を先輩がチェックすることで、

説明の抜け、漏れがなくなる

正しいメモの取り方を学べる

といった効果があります。

 

新人が指示した通りに行動してくれない・・・

こんなお悩みを持っている方は、新人のとっているメモを一度見せて貰うといいでしょう。

 

「手本を見せる」際のポイント

(10)どこに注目して、見てほしいのかを伝える

手本を見せる際は、

「どこに注目して見てほしいのか」を予め伝えるようにしましょう。

 

では、皆さんに質問です。

次のうち、学習効果が高いのは、どちらでしょうか。

 

場面:営業職の後輩に対して、新規顧客開拓の方法を教えている

【A】まずは、新規訪問の雰囲気に慣れてくれればいいから。

【B】お客様の警戒心を解くためにどんな話題・話し方をしているか、そこに注目して見てくれる。

 

 

 

 

 

答えは、【B】です。

「何に注目して見てほしいか」が、明確です。

 

それに対して【A】は、見るポイントが漠然としており、

学びの効果が期待できません。

 

目的をもって、手本を見せることが大切です。

 

(11)教える際のサポーターを持つ

手本を見せたいけど、

自分が、その分野に関してはあまり詳しくない

自分よりも、上手な人がいる

こんな場面も、あるでしょう。

 

では、そんなときにはどうしたらいいのでしょうか。

 

 

 

 

他者の協力を仰ぎましょう。

 

例えば、

Aさんが、ある作業工程において社内で一番うまい場合は、

自分が解説をしながら、Aさんのやっている様子を見学して貰うのもいいでしょう。

 

指導担当者になると、

一から十まで、自分で教えなきゃとプレッシャーに感じてしまう人がいます。

 

通常業務に加えて、新人や後輩の指導をおこなうのは大変です。

ぜひ周囲の力を頼るようにしましょう。

 

例えば、教える内容によって下記のようにサポーターを事前に決めておくといいでしょう。

 

<一例>

伝票の書き方、提出のフロー → 経理担当の〇〇さん

プレゼンテーションの方法 → プレゼンが得意な△△さん

社内規定、就業規定 → 人事担当の□□さん

etc・・・

 

「実行させる」際のポイント

(12)目標をもたせる

実際に本人にやってもらう際には、

何に気をつけてやってみるのか」その人なりの目標を持たせるようにしましょう。

 

ではなぜ、目標をもつといいのでしょうか。

 

それは、

目的意識をもって取り組むことで、早く身に付く

自分自身で、振り返りをしやすくなる

といった効果があるからです。

 

(13)新人の仕事を遮らない(途中で止めない)

新人が取り組んでいる最中に、

「見ていられない!」と途中で手をだしたり

自分が代わりにやってしまう

のは、NGです。

 

手を差し伸べてばかりいると、

新人が、いつまでたっても自力でできるようにはなりません。

 

よほどの事がない限り、ぐっと我慢して最後までやらせるようにしましょう。

 

経験値が浅く、どうしても途中でフォローしなくてはならない新人の場合は、

どんなときに手助けをするのか」事前に伝えておくといいでしょう。

 

例えば、新人の営業マンの場合は、こんな声かけをするといいでしょう。

 

<一例>

「お客様からの質問に対して、なんて答えたらいいか分からないときには、

フォローするからね!それ以外は、基本的には〇〇君に任せるからね」

 

「フィードバックする」際のポイント

(14)「やってみてどうだった?」と質問を投げかける

業務の振り返りとして、まずは

やってみての感想

上手くいった点

今後の改善点

などを本人に質問してみましょう。

 

なぜ、質問をするのか。

 

それは、自分自身で振り返りをすることで、

課題発見能力が身につく

自ら考え行動のできる部下になる

といった効果があるからです。

 

新人のうちは、上司や先輩からアドバイスを貰えますが、

それがいつまでも続く訳ではありません。

 

自分自身で課題を発見し、それを克服していく必要があります。

そのトレーニングを早期から行うことが、とても大切です。

 

(15)理由と共に具体的にほめる

次の褒め方のうち、より学びが多いのは、どちらでしょうか。

 

【A】さっきのプレゼン良かったよ。

【B】データやアンケート結果を基に、具体的に根拠を示していた点が良かったよ。

 

 

 

 

答えは、【B】です。

相手をほめるときには、何が良かったのかを具体的に伝えましょう。

 

【A】のように良かった点が漠然していると、

適当にほめている

おべんちゃらを言っている

と軽くあしらわれてしまいます。

 

(16)「更に良くするには」という言い方で改善点を伝える

改善点を伝えるときには、下記のようにポジティブな言い方をしましょう。

 

更に良くするためには、今後〇〇に気をつけよう!

〇〇をすると、もっと良くなると思うよ!

 

上記の言い方だと、今の自分を認めつつも、

上司が自分の為にアドバイスをしてくれているといった

プラスの印象を相手に与えることができます。

 

改善点を伝える際のポインとは2つあります。

 

1.行動レベルに落とし込んで改善点を伝える

 

では、皆さんに質問です。

次のうち、改善点がより明確なのはどちらでしょうか。

 

【A】お客様の立場に立った接客を心がけましょう。

【B】お客様のお水が残り3分の1になったら、

「お冷やは、いかがですか」と声を掛けるようにしましょう。

 

 

 

 

 

答えは、【B】です。

 

【B】は、

具体的に何を気をつければいいのか

今後どのような行動をとったらいいのか

が明確です。

 

それに対して【A】は、

抽象的すぎて何を気をつければいいのか、新人が判断に迷ってしまいます。

 

2.ほめてから、改善点を伝える

 

人は、ほめられると、相手の意見を許容しやすくなります。

必ずほめてから、改善点を伝えるようにしましょう。

 

まとめ

以上今日は、「新人教育」・「仕事の引継ぎ」の場面で、

教え上手な人がやっている16のポイントを紹介しました。

 

事前準備のポイント

(1)指導計画を立てる

(2)教える相手の性格や行動特性を把握する

(3)教えるツールを用意する

 

「説明する」際のポイント

(4)教わる側の意識を高める

(5)相手の知識、これまでの経験を把握する

(6)事前に資料を読み込んで貰う

(7)仕事の目的を伝える

(8)教える内容を厳選する(一度に全てを教えきろうとしない)

(9)説明が終わったら、相手の理解度を確認する

 

「手本を見せる」際のポイント

(10)どこに注目して、見てほしいのかを伝える

(11)教える際のサポーターを持つ

 

「実行させる」際のポイント

(12)目標をもたせる

(13)新人の仕事を遮らない(途中で止めない)

 

「フィードバックする」際のポイント

(14)「やってみてどうだった?」と質問を投げかける

(15)理由と共に具体的にほめる

(16)「更に良くするには」という言い方で改善点を伝える

 

新人教育の最大の目標は、自ら考え行動できる主体的な人材を育てることです。

 

ただ、目の前の仕事を教えるだけではなく、

どうしたらその人の能力、やる気、主体性を伸ばせるか

 

そんなことに注力しながら、愛情を持って根気強く関わっていくことが大切です。

 

今日お伝えした内容のうち、どれか一つでも参考にしていただけたら嬉しいです。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

 

■最近のよく読まれている記事はこちら

誰でもアイデアが思いつく12のアイデア発想法

4Stepでできる「アイデア会議の進め方」

アイデアがひらめく人の5つの特徴

5Stepでできる夢を叶える方法

なりたい自分になるための13の習慣

早起きは三文の徳。誰でも実践できる「早く起きる」11の方法

新入社員が間違いやすい敬語11選

電話応対で避けたい言葉遣い9選

ストレス軽減!身体の健康にも繋がるセロトニンの増やし方

部下との信頼関係を築く7つのポイント

 

■研修に関するお問い合わせ

先取り型研修事務所へのご質問・お問い合わせは、こちら

 

研修サービス

①1.5時間からの「短時間集中」集合研修

②集合研修受け放題プラン

③研修テキストの作成

④研修体系の構築支援

に関する詳細は、こちら

 

研修テーマに関しては、こちら

 

■Facebookはこちら

いいね!」をクリックして、

職場ですぐに実践できるビジネステクニック』の最新情報を手に入れよう☆

 

先取り型研修事務所のFacebookは、こちら

カテゴリー: すぐに実践できるビジネステクニック, ブログ
  • video
  • blog