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皆さんは、仕事に対して優先順位をつけることができていますか。
仕事の優先順位を考えるときには、「緊急度」と「重要度」を基に考えなさい！
と多くのビジネスパーソンが、そう教わってきたのではないでしょうか。
今日は、「緊急度」と「重要度」以外の方法で、
仕事の優先順位を考えるやり方を３つ紹介していきます。
●時間を有効に使う
●仕事の進め方を工夫する
●仕事の生産性を向上させる
ための一助となれば幸いです。
１．パレートの法則
まず、最初に紹介するのは、パレートの法則です。
パレートの法則とは、19世紀のイタリアの社会経済学者パレートが、
「一国の富の８割を、その国の上位２割の資産家が保有している」と定義しました。
このパレートの法則は、仕事の優先順位を考える上でも、活用する事ができます。
それは、どういうことかというと・・・、
自分が抱えている全ての仕事をリストアップする。
そのうちの重要な仕事の上位２割をやるだけで、
８割の仕事が達成できる。
というものです。
皆さんも騙されたと思って、
まずは自分の抱えている仕事を、全てリストアップしてみてください。
あなたにとって、重要な仕事の上位２割とは、何ですか。
２．「６つの仕事」に分けて、優先順位を考える
これから紹介する２つ目の方法は、
仕事を６つに分類し、それを基に仕事の優先順位を考えるやり方です。
仕事は、大きくわけると下記の２つに分類されます。
●事前に分かっている仕事
●突発の仕事（上司・顧客からの新たな仕事の依頼、クレーム応対etc…）
これを、更に細分化したものが、下記の６つの仕事です。
事前に分かっている仕事で、
（１）急ぎの仕事
（２）時間があるときにやる仕事
（３）他人に任せてもOKな仕事
突発の仕事で、
（４）急ぎの仕事
（５）時間があるときにやる仕事
（６）他人に任せてもOKな仕事
皆さんも、今抱えている自分の仕事を、６つに分類してみましょう。
６つの仕事の場合、優先順位を考える上で押さえるべきポイントは、３つあります。
ではさっそく見ていきましょう。
ポイント１：生産性向上のカギとなる仕事を理解する
それでは、皆さんに質問です。
仕事の生産性を上げるには、先ほどの（１）～（６）の仕事のうち、
どの仕事に注力して取り組んでくべきだと思いますか。
２つ選択してください。
答えは、
（２）事前に分かっている仕事で、時間があるときにやる仕事
（５）突発の仕事で、時間があるときにやる仕事
の２つです。
「時間があるときにやる仕事」を、余裕を持って、前倒しで片づけることで、
「急ぎの仕事」を軽減していけます。
なぜなら、「時間があるときにやる仕事」を先送りにすると、
それはいずれ、「急ぎの仕事」へと変わってしまうからです。
皆さんも、「急ぎの仕事」だけではなく、
「時間があるときにやる仕事」を早めに片づける習慣を持ちましょう。
ポイント２：「他人に任せてもOKな仕事」は、思い切って手放す
仕事量が多すぎて仕事が終わらないという人は、
自分の抱えている仕事の中で、「他人に任せてもOKな仕事」がないかを確認しましょう。
例えば、こんなケースがあったとします。
あなたは、新商品のコンセプトの立案を任されました。
しかし、仕事が忙しく、全部を一人でやっている時間がありません。
次の内、どの仕事であれば部下に任せても問題がないでしょうか。
【A】：他社事例、市場動向のデータ収集と分析
【B】：商品コンセプトを考える
【C】：コンセプトを企画書にまとめる
答えは、【A】です。
いつまでに、どんなデータを集めて、どのように分析をすればいいのかを
具体的に指示すれば、部下でも十分に対応する事ができます。
「あなたしかできない仕事」「あなたが本来集中するべき仕事」は何かを考えて、仕事をする。
「他人に任せてもOKな仕事」は、思い切って手放すことが大切です。
ポイント３：仕事の中断は、生産性を下げる
まずは、下記の例題について考えてみましょう。
【例題】
事前に分かっていない、「突発の仕事」が発生しました。上司から、新たな仕事を頼まれたとします。
このとき、生産性が高い仕事の進め方をしているのは、次の内どちらでしょうか。
【A】仕事の緊急度に関わらず、今やっている仕事を中断して、すぐに取り掛かる
【B】緊急でない場合は、自分がやっている仕事が一段落ついた段階で、取り掛かる
この場合、【B】が適切です。
コマ切れではなく、ある程度のまとまりで仕事を進めた方が、生産性が高まります。
仕事を中断する・仕事の切り替えを頻繁におこなう事で、そのぶんタイムロスが発生します。
具体的には、別の仕事をやろうとすると、これまでの仕事のファイルを片づけて、
新たにやる仕事の準備を整えなければなりません。また、頭の切り替えも必要になってきます。
上司や取引先から、新たな仕事を頼まれたとしても、
緊急の仕事でない限り、自分の今やっている仕事をきりのいい所まで進めましょう。
突然の仕事にも、「急ぎの仕事」「時間があるときにやる仕事」「他人に任せてもOKな仕事」の３つがあることを理解した上で、仕事を進めていく事が大切です。
以上、６つの仕事に分類した際の、留意すべきポイントを３つ紹介しました。
３．「他人依存度の高い仕事」を優先する
最後に紹介する方法は、
「他人への依存度」を基に、仕事の優先順位を考えるやり方です。
では、さっそく例題を見ていきましょう。
次の３つの仕事のうち、まず最初に取り組むべき優先度の高い仕事は、どれでしょうか。
【例題】
（１）売上の集計作業をするために、Aさんから営業部の売上データを貰う
（２）上司に頼まれていた、B社の案件を整理する
（３）プレゼン資料の作成
答えは、（１）です。
その理由をこれから、解説していきます。
仕事は「他人への依存度」をもとに、下記３つに分類する事ができます。
（１）他人への依頼が必要な仕事
（２）自分が、他人から依頼された仕事
（３）自分だけで完結できる仕事
この場合、仕事の優先度は（１）が最も高く、
（３）に行くにしたがって低くなります。
では、なぜそうなるのでしょうか。
（１）他人への依頼が必要な仕事
先ほどの例題のように、他人への依頼が必要な仕事は、
相手にお願いをしないことには、何も始まりません。
相手の都合も考慮して、早めに依頼をする必要があります。
なぜなら、仕事を依頼する相手が、いつも席にいるとは限らないからです。
会議、外出、出張等の予定が入っていて、相手が掴らない場合もあります。
依頼を先延ばしにするのではなく、依頼の必要性があると分かった時点で
早急に声を掛けることが大切です。
（２）自分が、他人から依頼された仕事
他人から依頼された仕事の期限を守らなかった場合、
相手にどんな迷惑をかけると思いますか。
●相手を待たせることになる
●相手の仕事が進まない
といった、タイムロスが発生します。
仕事は、チームプレイです。
相手が当初の計画通りに、スムーズに仕事ができるよう、
依頼されたら、その期限をしっかりと守るのが社会人としてのマナーです。
自分が原因で、相手の仕事の予定や計画を乱さないようにしましょう。
また、普段の自分のおこないというのは、めぐり巡って自分にも返ってくるものです。
すぐに返事をくれる人には、相手もそれにこたえようとします。
逆に、期限を守ってくれない人には、相手もそれなりの対応をします。
「いつでも期限を守る人」でありましょう。
（３）自分だけで完結できる仕事
自分だけで完結できる仕事は、自分でペース配分が出来る分、
「まだ、時間がある」「もうちょっと後で、やればいいや」等の
甘えが生じます。
それを防ぐ為には、「開始日」と「〆切日」を自分の中で、しっかりと設けることが大切です。
「開始日」と「〆切日」の設定方法については、下記ブログの第３章を参照にしてください。
以上、他人への依存度を基にした、仕事の優先順位の付け方を紹介しました。
実際には、納期などによって、仕事の優先順位が前後することもあるかと思います。
仕事の優先順位を考える上で、「他人への依存度」を基にするやり方もあるという事を、方法の一つとして押さえて頂ければ幸いです。
まとめ
今日は、仕事の優先順位の付け方を下記３つを使って紹介しました。
１．パレートの法則
２．「６つの仕事」に分けて、優先順位を考える
３．「他人依存度の高い仕事」を優先する
どれか一つでも実践していただけたら嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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