分かりやすいプレゼン資料を作る 9つのコツ

今日は、「分かりやすいプレゼン資料を作る」9つのコツを紹介します。

 

プレゼン資料の「見せ方」を工夫したい

プレゼン資料の「正しい作り方」を知りたい

と考えている方の一助になれば幸いです。

 

プレゼン資料の3大NG

パワーポイントによるプレゼンを見ていて、

「分かりづらい資料だな」と感じた経験はありませんか。

 

では、「分かりづらいプレゼン資料」に共通している点は何でしょうか。

これから「プレゼン資料の3大NG」について紹介します。

 

①情報の盛り込みすぎ

1枚のスライドに、情報を盛り込みすぎるのはNGです。

聴き手は、「何を見たらいいのか」「何が重要なのか」判断に迷ってしまいます。

 

1枚のスライドに1テーマ」が基本です。

 

1枚のスライドに、複数のテーマが存在している場合は、

ページを分けるようにしましょう。

 

 

②アニメーション機能の凝りすぎ

アニメーション機能の多用、凝りすぎはNGです。

文字がスパイラルを描きながら、激しく登場するなど、見ていて疲れる演出はやめましょう。

 

アニメーションを使う時には、

「箇条書きの項目が、順番に出てくる」くらいの控えめなものにしましょう。

 

アニメーションを凝るよりも、「内容で勝負する」ことが大切です。

 

③読み終わらない内にスライドが切り替わる

聴き手が読み終わらない内に、次から次へとスライドを切り替えるのは、NGです。

 

この原因として、下記の2つが考えられます。

1つのスライドの「情報量」が多すぎる

話し手が、早口である

 

スライドの内容を理解できぬまま、話が進んでいくと、

聴き手としては、「あの資料は何だったの?」という疑問が残ります。

 

聴き手に“疑問”を残さないためにも、聴き手が資料を一通り読み終えたところで、

次の資料に移るようにしましょう。

 

以上、プレゼン資料の3大NGを紹介しました。

皆さんも、3大NGに該当しないよう注意しましょう。

 

ではこれからは、「分かりやすいプレゼン資料を作る」9つのコツを紹介します。

 

1.絵コンテを書いてから作り始める

絵コンテで、「全体の流れ」「各ページに書く内容」を決めてから、

パワーポイントの資料を作り始めましょう。

 

絵コンテを書くメリットは、2つです。

 

絵コンテで、予め詳細を決めておくと、

パワーポイントで資料を作る際に、大幅な修正がなく“効率的”です。

 

手を動かすことで、脳が活性化され良いアイデアが浮かびます。

 

 

絵コンテは「ラフ案」なので、あまり綺麗に書こうとせず、自分で判読できればOKです。

 

「プレゼン資料を作るときには、“絵コンテ”から始める」

ぜひ実践してみてください。

 

2.1枚1テーマ

プレゼン資料は、「1枚1テーマ」が基本です。

 

例えば、「現状の課題」と「改善点」について述べる場合は、

1枚目に「現状の課題」

2枚目に「改善点」

を載せるようにしましょう。

 

では、なぜ複数のテーマを1つのスライドに載せてはいけないのでしょうか。

 

理由は、2つあります。

情報を盛り込みすぎると、文字が小さくなり見えづらい

1枚のスライドを長時間見ていると、聴き手が飽きてしまう

 

以上の理由から、プレゼン資料は「1枚1テーマ」を徹底しましょう。

 

3.デザインを統一する

パワーポイントの資料は、デザインを全ページ統一しましょう。

 

タイトルの位置

文字の「左揃え」

使用する文字の「書体」

使用する「色」

会社名、ロゴの配置

などを統一すると資料に「まとまり」がでます。

 

逆に、上記がバラバラだと、見づらい、まとまりのない資料になります。

 

パワーポイントのデザインは、

会社によっては、「規定」や「ルール」を設けているところもあります。

 

初めてプレゼン資料を作るときには、

会社のルールや規定について、事前に確認をしておくといいでしょう。

 

4.文字のサイズと書体

■【文字のサイズ】

プレゼン資料の文字サイズは、「36pt以上」にしましょう。

それ以上小さくすると、文字が見づらくなります。

 

また、プレゼンをする際は、

「最後列の席でも、文字が見えるかどうか」事前に確認をするようにしましょう。

 

 

■【文字の書体】

書体の基本は、「ゴシック体」です。

強調や引用をするときに、「明朝体」を使うといいでしょう。

 

使う書体は、2~3種類以内にしましょう。

また、「丸文字」は幼い印象に見えるため、ビジネスの場では控えましょう。

 

5.1スライド3色まで

スライドで使う色は、3色までにしましょう。

色を多用すると、聴き手の注意力が散漫になります。

 

また、色には、色ごとの「イメージ」「意味」があります。

 

例えば、「平和」や「調和」を表しているのは、次の内どの色だと思いますか。

【A】青

【B】黄

【C】緑

 

 

 

 

答えは、「【C】緑」です。

 

デザイン性だけを重視するのではなく、

色の持つ「意味」をよく理解した上で、色を選ぶようにしましょう。

 

下記に色の持つ「イメージ」「意味」を紹介します。

よかったら参考にしてください。

 

:情熱、経営不振、赤字、危険、制止

:進め、順調、安心感、癒し、平和、調和、自然、落ち着き

:知性、冷静

オレンジ:興奮、創作意欲、積極性

ピンク:幸福感、優しさ、思いやり

:注意喚起、上昇志向、希望、やる気

:伝統、権威、高貴、優雅、妖しさ

:清潔、純粋、神聖

:高級感、死、恐怖、悪

 

色を選ぶ際には、下記の3つを参考にするといいでしょう。

自社のロゴに入っている色を使う

商品のイメージカラーを使う

他社に商品や企画の提案をする際は、相手のコーポレートカラーを使う

 

逆に、使ってはいけない色は、下記になります。

自社や顧客の「競合会社」のコーポレートカラー

 

色は、資料の印象を決める大事な要素です。

慎重に決めるようにしましょう。

 

6.データはグラフで見せる

データは、「グラフ」を使ってビジュアル的に見せるようにしましょう。

 

各グラフの「特徴」と「使い方」を紹介します。

「目的」に合わせて、グラフを使い分けるようにしましょう。

 

①円グラフ

■【特徴】

全体に対する「各項目の割合」を示すのに適しています。

■【使い方】

売上の内訳、市場における自社製品のシェアetc…

 

②棒グラフ

■【特徴】

比較するのに適しています。

■【使い方】

売上の伸び、アンケート結果etc…

 

③折れ線グラフ

■【特徴】

推移の変化を表すのに適しています。

■【使い方】

人口の伸び、販売台数の変化etc…

 

④散布図

■【特徴】

2つの項目の関係性を示すのに適しています。

■【使い方】

最低気温と最高気温の関係、身長と体重の比較etc…

 

 

データをグラフで見せる留意点は、4つです。

 

データの要素は7個前後にすること。

(これ以上細かくなるとグラフにしたときに、見づらくなります。)

 

数値には、「単位」をつける。

 

情報の信頼性を高めるために、「出所」を明記する。

 

グラフから分かるポイントを、「短い言葉」で明記する

(例:売上高のグラフであれば、

「平成〇年から売上が伸びている」などの短い言葉を添えるといいでしょう。)

 

グラフを上手に使って、「数値的な根拠」を示せるようにしましょう。

 

7.ビジュアル化させる/「図解」や「表」を駆使する

■【図解】

文章は、極力「図解」で表現するようにしましょう。

「図解」とは、文字を図で表すことをいいます。

 

例えば、「A工程からはじまり、B工程を経て、次のC工程で作業終了です」

とプレゼンの資料に書かれていたら、皆さんだったらどう思いますか。

 

 

 

 

まわりくどい

もっと端的に表現できないのか

と感じませんか。

 

 

先ほどの文章は、下記のように図解で表すことができます。

「A工程→B工程→C工程(作業終了)」

 

図解で表した方が、「一目で内容を理解できる」といったメリットがあります。

 

パワーポイントには、「SmartArt」という図解の雛型が入っているので、

それらを使うようにしましょう。

雛型を使うと、作業時間を短縮できるのでお勧めです。

 

 

■【表】

2つの情報の違いを述べるときには、「」を使うようにしましょう。

 

例えば、他社製品と自社製品の違いについて、

下記のように記載されていたら、皆さんだったらどう思いますか。

 

「他社の料金は〇〇円ですが、弊社は□□円です。また、保証期間は、他社は1年ですが、弊社は3年です。市場における商品シェアは、他社が~、自社が~です。」

 

 

 

 

長文で、分かりづらい

でっ、結局何が言いたいの?

と感じたのではないでしょうか。

 

では、他社と自社の違いが「表」でまとまっていたらどうでしょうか。

瞬時に情報を比較できます。

 

「表」を上手に使って、「分かりやすい資料」を心がけましょう。

 

8.語尾や表現を揃える

■【語尾】

突然ですが、下記の表現のうち「プレゼン資料」として好ましくないのは、どこですが。

 

<問題>

プレゼン資料のコツ

●1スライド3色までにしましょう。

●グラフや、図、表を用いる

●文字の書体は、ゴシック体にします。

 

【A】好ましくないのは、「語尾」が統一化されていない点である。

【B】好ましくないのは、「箇条書き」を用いている点である。

 

 

 

 

答えは、【A】です。「語尾が統一化されていない点」が、好ましくありません。

 

プレゼン資料では、語尾を「です」「ます」「である」「体言止め」の

いずれか一つに統一するようにしましょう。

 

また、箇条書きで書く際には、「。」を「付けるのか」、「付けないのか」を統一しましょう。

 

 

■【表現】

言葉の表現も全ページを通して、統一化するようにしましょう。

 

例えば、1ページ目では「プレゼンテーション」と表記していて、

2ページ目以降では、「プレゼン」と表記していたら変ですよね。

 

言葉の表現は、全ページで「揃える」ようにしましょう。

 

9.文章を短文化する

プレゼン資料では、文章を短文化させましょう。

長文だと、聴き手が情報を理解するのに、時間がかかります。

 

それに対して、短文だと

瞬時に情報を理解できる

記憶に残りやすい

といった特徴があります。

 

 

例えば、下記の文章の場合、どのように「短文化」することができますか。

 

「どうして、プレゼン資料では“色の意味”について考える必要があるのでしょうか?」

 

 

 

 

例えば、下記のように短部化できます。

 

<一例>

「色の意味」を考える理由

 

文章はいきなり短くするのではなく、言いたいことを書いて、

その上で、省略をしていくのがお勧めです。

情報の洩れがなくなります。

 

また、「箇条書き」を取り入れると、短文を書く習慣が身に付きます。

「箇条書き」も上手に活用するようにしましょう。

 

まとめ

以上今日は、「分かりやすいプレゼン資料を作る」9つのコツを紹介しました。

 

1.絵コンテを書いてから作り始める

2.1枚1テーマ

3.デザインを統一する

4.文字のサイズと書体

5.1スライド3色まで

6.データはグラフで見せる

7.ビジュアル化させる/「図解」や「表」を駆使する

8.語尾や表現を揃える

9.文章を短文化する

 

どれか一つでも参考にして頂けると嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

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