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今日は、「分かりやすいプレゼン資料を作る」９つのコツを紹介します。
●プレゼン資料の「見せ方」を工夫したい
●プレゼン資料の「正しい作り方」を知りたい
と考えている方の一助になれば幸いです。
プレゼン資料の３大NG
パワーポイントによるプレゼンを見ていて、
「分かりづらい資料だな」と感じた経験はありませんか。
では、「分かりづらいプレゼン資料」に共通している点は何でしょうか。
これから「プレゼン資料の３大NG」について紹介します。
①情報の盛り込みすぎ
１枚のスライドに、情報を盛り込みすぎるのはNGです。
聴き手は、「何を見たらいいのか」「何が重要なのか」判断に迷ってしまいます。
「１枚のスライドに１テーマ」が基本です。
１枚のスライドに、複数のテーマが存在している場合は、
ページを分けるようにしましょう。
②アニメーション機能の凝りすぎ
アニメーション機能の多用、凝りすぎはNGです。
文字がスパイラルを描きながら、激しく登場するなど、見ていて疲れる演出はやめましょう。
アニメーションを使う時には、
「箇条書きの項目が、順番に出てくる」くらいの控えめなものにしましょう。
アニメーションを凝るよりも、「内容で勝負する」ことが大切です。
③読み終わらない内にスライドが切り替わる
聴き手が読み終わらない内に、次から次へとスライドを切り替えるのは、NGです。
この原因として、下記の２つが考えられます。
●１つのスライドの「情報量」が多すぎる
●話し手が、早口である
スライドの内容を理解できぬまま、話が進んでいくと、
聴き手としては、「あの資料は何だったの？」という疑問が残ります。
聴き手に“疑問”を残さないためにも、聴き手が資料を一通り読み終えたところで、
次の資料に移るようにしましょう。
以上、プレゼン資料の３大NGを紹介しました。
皆さんも、３大NGに該当しないよう注意しましょう。
ではこれからは、「分かりやすいプレゼン資料を作る」９つのコツを紹介します。
１．絵コンテを書いてから作り始める
絵コンテで、「全体の流れ」「各ページに書く内容」を決めてから、
パワーポイントの資料を作り始めましょう。
絵コンテを書くメリットは、２つです。
①絵コンテで、予め詳細を決めておくと、
パワーポイントで資料を作る際に、大幅な修正がなく“効率的”です。
②手を動かすことで、脳が活性化され良いアイデアが浮かびます。
絵コンテは「ラフ案」なので、あまり綺麗に書こうとせず、自分で判読できればOKです。
「プレゼン資料を作るときには、“絵コンテ”から始める」
ぜひ実践してみてください。
２．１枚１テーマ
プレゼン資料は、「１枚１テーマ」が基本です。
例えば、「現状の課題」と「改善点」について述べる場合は、
●１枚目に「現状の課題」
●２枚目に「改善点」
を載せるようにしましょう。
では、なぜ複数のテーマを１つのスライドに載せてはいけないのでしょうか。
理由は、２つあります。
①情報を盛り込みすぎると、文字が小さくなり見えづらい。
②１枚のスライドを長時間見ていると、聴き手が飽きてしまう。
以上の理由から、プレゼン資料は「１枚１テーマ」を徹底しましょう。
３．デザインを統一する
パワーポイントの資料は、デザインを全ページ統一しましょう。
●タイトルの位置
●文字の「左揃え」
●使用する文字の「書体」
●使用する「色」
●会社名、ロゴの配置
などを統一すると資料に「まとまり」がでます。
逆に、上記がバラバラだと、見づらい、まとまりのない資料になります。
パワーポイントのデザインは、
会社によっては、「規定」や「ルール」を設けているところもあります。
初めてプレゼン資料を作るときには、
会社のルールや規定について、事前に確認をしておくといいでしょう。
４．文字のサイズと書体
■【文字のサイズ】
プレゼン資料の文字サイズは、「３６ｐｔ以上」にしましょう。
それ以上小さくすると、文字が見づらくなります。
また、プレゼンをする際は、
「最後列の席でも、文字が見えるかどうか」事前に確認をするようにしましょう。
■【文字の書体】
書体の基本は、「ゴシック体」です。
強調や引用をするときに、「明朝体」を使うといいでしょう。
使う書体は、２～３種類以内にしましょう。
また、「丸文字」は幼い印象に見えるため、ビジネスの場では控えましょう。
５．１スライド３色まで
スライドで使う色は、３色までにしましょう。
色を多用すると、聴き手の注意力が散漫になります。
また、色には、色ごとの「イメージ」「意味」があります。
例えば、「平和」や「調和」を表しているのは、次の内どの色だと思いますか。
【A】青
【B】黄
【C】緑
答えは、「【C】緑」です。
デザイン性だけを重視するのではなく、
色の持つ「意味」をよく理解した上で、色を選ぶようにしましょう。
下記に、色の持つ「イメージ」「意味」を紹介します。
よかったら参考にしてください。
赤：情熱、経営不振、赤字、危険、制止
緑：進め、順調、安心感、癒し、平和、調和、自然、落ち着き
青：知性、冷静
オレンジ：興奮、創作意欲、積極性
ピンク：幸福感、優しさ、思いやり
黄：注意喚起、上昇志向、希望、やる気
紫：伝統、権威、高貴、優雅、妖しさ
白：清潔、純粋、神聖
黒：高級感、死、恐怖、悪
色を選ぶ際には、下記の３つを参考にするといいでしょう。
①自社のロゴに入っている色を使う
②商品のイメージカラーを使う
③他社に商品や企画の提案をする際は、相手のコーポレートカラーを使う
逆に、使ってはいけない色は、下記になります。
●自社や顧客の「競合会社」のコーポレートカラー
色は、資料の印象を決める大事な要素です。
慎重に決めるようにしましょう。
６．データはグラフで見せる
データは、「グラフ」を使ってビジュアル的に見せるようにしましょう。
各グラフの「特徴」と「使い方」を紹介します。
「目的」に合わせて、グラフを使い分けるようにしましょう。
①円グラフ
■【特徴】
全体に対する「各項目の割合」を示すのに適しています。
■【使い方】
売上の内訳、市場における自社製品のシェアetc…
②棒グラフ
■【特徴】
比較するのに適しています。
■【使い方】
売上の伸び、アンケート結果etc…
③折れ線グラフ
■【特徴】
推移の変化を表すのに適しています。
■【使い方】
人口の伸び、販売台数の変化etc…
④散布図
■【特徴】
２つの項目の関係性を示すのに適しています。
■【使い方】
最低気温と最高気温の関係、身長と体重の比較etc…
データをグラフで見せる留意点は、４つです。
①データの要素は７個前後にすること。
（これ以上細かくなるとグラフにしたときに、見づらくなります。）
②数値には、「単位」をつける。
③情報の信頼性を高めるために、「出所」を明記する。
④グラフから分かるポイントを、「短い言葉」で明記する
（例：売上高のグラフであれば、
「平成〇年から売上が伸びている」などの短い言葉を添えるといいでしょう。）
グラフを上手に使って、「数値的な根拠」を示せるようにしましょう。
７．ビジュアル化させる/「図解」や「表」を駆使する
■【図解】
文章は、極力「図解」で表現するようにしましょう。
「図解」とは、文字を図で表すことをいいます。
例えば、「A工程からはじまり、B工程を経て、次のC工程で作業終了です」
とプレゼンの資料に書かれていたら、皆さんだったらどう思いますか。
●まわりくどい
●もっと端的に表現できないのか
と感じませんか。
先ほどの文章は、下記のように図解で表すことができます。
「A工程→B工程→C工程（作業終了）」
図解で表した方が、「一目で内容を理解できる」といったメリットがあります。
パワーポイントには、「SmartArt」という図解の雛型が入っているので、
それらを使うようにしましょう。
雛型を使うと、作業時間を短縮できるのでお勧めです。
■【表】
２つの情報の違いを述べるときには、「表」を使うようにしましょう。
例えば、他社製品と自社製品の違いについて、
下記のように記載されていたら、皆さんだったらどう思いますか。
「他社の料金は〇〇円ですが、弊社は□□円です。また、保証期間は、他社は１年ですが、弊社は３年です。市場における商品シェアは、他社が～、自社が～です。」
●長文で、分かりづらい
●でっ、結局何が言いたいの？
と感じたのではないでしょうか。
では、他社と自社の違いが「表」でまとまっていたらどうでしょうか。
瞬時に情報を比較できます。
「表」を上手に使って、「分かりやすい資料」を心がけましょう。
８．語尾や表現を揃える
■【語尾】
突然ですが、下記の表現のうち「プレゼン資料」として好ましくないのは、どこですが。
<問題>
プレゼン資料のコツ
●１スライド３色までにしましょう。
●グラフや、図、表を用いる
●文字の書体は、ゴシック体にします。
【A】好ましくないのは、「語尾」が統一化されていない点である。
【B】好ましくないのは、「箇条書き」を用いている点である。
答えは、【A】です。「語尾が統一化されていない点」が、好ましくありません。
プレゼン資料では、語尾を「です」「ます」「である」「体言止め」の
いずれか一つに統一するようにしましょう。
また、箇条書きで書く際には、「。」を「付けるのか」、「付けないのか」を統一しましょう。
■【表現】
言葉の表現も全ページを通して、統一化するようにしましょう。
例えば、１ページ目では「プレゼンテーション」と表記していて、
２ページ目以降では、「プレゼン」と表記していたら変ですよね。
言葉の表現は、全ページで「揃える」ようにしましょう。
９．文章を短文化する
プレゼン資料では、文章を短文化させましょう。
長文だと、聴き手が情報を理解するのに、時間がかかります。
それに対して、短文だと
●瞬時に情報を理解できる
●記憶に残りやすい
といった特徴があります。
例えば、下記の文章の場合、どのように「短文化」することができますか。
「どうして、プレゼン資料では“色の意味”について考える必要があるのでしょうか？」
例えば、下記のように短部化できます。
<一例>
「色の意味」を考える理由
文章はいきなり短くするのではなく、言いたいことを書いて、
その上で、省略をしていくのがお勧めです。
情報の洩れがなくなります。
また、「箇条書き」を取り入れると、短文を書く習慣が身に付きます。
「箇条書き」も上手に活用するようにしましょう。
まとめ
以上今日は、「分かりやすいプレゼン資料を作る」９つのコツを紹介しました。
１．絵コンテを書いてから作り始める
２．１枚１テーマ
３．デザインを統一する
４．文字のサイズと書体
５．１スライド３色まで
６．データはグラフで見せる
７．ビジュアル化させる/「図解」や「表」を駆使する
８．語尾や表現を揃える
９．文章を短文化する
どれか一つでも参考にして頂けると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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