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今日は、「プレゼンでのハプニングをどのように切り抜けたらいいのか」
９つの事例を使って、紹介します。
●ハプニングに冷静に対応したい
●プレゼンでの臨機応変な対応を身に付けたい
と考えている方の一助になれば幸いです。
１．場がしらけている
「場がしらけている」「聴き手の興味が、薄れてきている」と感じたら、
下記３つのいずれかを実践してみましょう。
①新しい資料を配布する
場がしらけているということは、
聴き手が、「これまでの話題に興味を持っていない」という事です。
新たに資料を配布して、「話題」を変えるようにしましょう。
このとき、聴き手にとって「お得感のある資料」を配布すると効果的です。
例えば、
●御社だけの特別サービス
●今だけ〇〇の特典サービスが付いてくる
●「割引・無料」キャンペーン
などが挙げられます。
②サンプルを活用する
「サンプルを配る」または、
「サンプルがよく見える位置に、聴き手に集まってもらう」といいでしょう。
「見て・触れる」という“体験”が伴うので、
聴き手の興味を引き付けることができます。
③プレゼンターを変える
「どうしようもない」という時の、最終手段として、
プレゼンターを変えるようにしましょう。
チームでプレゼンを行うときには、最悪のケースを想定して、
第１部は、Aさん
第２部は、Bさん
第３部は、Cさん
といった具合に細かくプレゼンの担当を決めておくといいでしょう。
プレゼンターが変わると新鮮なので、
聴き手が、注目して話を聴いてくれるようになります。
以上、「場がしらけている」ときの３つの対処法を紹介しました。
プレゼンに変化をもたらすことで、
「ネガティブな会場の雰囲気」を一新することができます。
ぜひ実践してみてください。
２．聴き手の反応が気になる
プレゼンをしている時に、“一部”の聴き手が、
下記のような態度をとっていたら、皆さんだったらどう思いますか。
【A】腕を組む
【B】足を組む
【C】貧乏ゆすりをする
【D】眉間にシワを寄せる
【E】メモを全くとらない
【F】頷かないで、ジ―ッとこちらを見ている
【G】無表情
●話がつまらないのではないか
●話の内容が、しっかりと伝わっていないのではないか
と、「不安」に感じたのではないでしょうか。
しかし、この場合は、気を揉む必要はありません。
なぜなら
【A】～【D】は、「聴き手の単なる癖」の場合があります。
【E】～【G】は、聴き手が、話に集中しているサインです。
目の前のプレゼンに集中しましょう。
ただし、【A】～【D】の態度を聴き手の“大半”がしている場合は、
●本当に話がつまらない
●内容が聴き手に伝わっていない
恐れがあります。
【A】～【D】の態度をとっている聴き手が
●「ごく一部」なのか
●それとも「大半」なのか
そこは、しっかりと見極めるようにしましょう。
３．まさかの機材トラブル
パソコンやプロジェクターが故障して、予定していたプレゼンができない・・・
皆さんだったら、どう対処しますか。
【A】配布資料だけで、切り抜ける
【B】ホワイトボードに板書するスタイルに変える
答えは、【A】【B】どちらも正解です。
この時のポイントは、ただ１つ。
「最初から機材を使わずに、プレゼンをする予定だった」かのように振る舞いましょう。
機材の故障が原因でも、聴き手からしたら、
●準備不足
●リスク回避ができていない
と思われる恐れがあります。
プレゼンの出だしで、「マイナスの印象」を持たれないようにしましょう。
４．時間が足りない
「残り３分なのに、あとスライドが１０枚もある。」
こんなとき、皆さんだったらどう対処しますか。
【A】１０枚のスライドを、早口で時間内に言い切る。
【B】聴き手に事情を説明して、プレゼンの時間を５分延長してもらう。
【C】１０枚のうち、重要なスライドだけを説明して、時間内に終わらせる。
答えは、【C】が正解です。
「時間内に終わらない」と思ったら、
重要なスライドだけを説明して、時間内に終わらせるようにしましょう。
この時のポイントは２つあります。
①予め、スライドを「重要」「省略可」の２つに分類しておきましょう。
時間が足りないと思ったら、「省略可」のスライドを割愛します。
事前に分類しておくと、いざという時に冷静に対応できます。
②プレゼンの終了時間を守るのは、社会人としてのマナーです。
プレゼンターの都合で、終了時間を延長するのはNGです。
必ず時間内に終わらせるようにしましょう。
５．答えられない質問がでた
もし、「その場で答えられない質問」がでたら、皆さんだったらどうしますか。
【A】「分かりません」と正直に言う。
【B】「確認の上、明日までにご連絡をします」と言う。
答えは、【B】が正解です。
答えらえない質問がでたら、
「確認の上、いつまでに回答するのか」といった“期日”まで、伝えるようにしましょう。
６．渾身のギャグが滑った
「場を盛り上げるはずの、渾身のギャグが滑ってしまった・・・」
皆さんだったら、どうしますか。
【A】気にせず、話を進める。
【B】笑いがなかったこともネタにする。
答えは、【A】・【B】共に正解です。
【A】
渾身のギャグが滑ってしまったときは、
「落ち込まない・引きずらない」の精神で、話を前に進めましょう。
【B】
ギャグが滑ったときの「切り替えしのセリフ」を用意しておくといいでしょう。
例えば、こんなのがあります。
●はい、会場が“涼しく”なったところで、〇〇の話題に移ります。
●今日は、笑いが少ないですね。いや、今日もか。それはさておき、本題に移ります。
笑いがなかったことも、ネタにしてしまうストイックさを持ちましょう。
７．聴き手から何も質問がでない
最後の質疑応答の時間で、何も質問がでなかったら、
皆さんだったらどうしますか。
【A】「質問がないようなので、本日のプレゼンは以上です」と言って、切り上げる。
【B】「せっかくなので、よく頂く質問を紹介します」と言って、場をつなぐ。
答えは、【B】が正解です。
質疑応答の時間に、全く質問が出ないというのは、締まりがありません。
また、会場の雰囲気がしらけてしまいます。
よく頂く質問を紹介して、場をつなぐようにしましょう。
その間に、聴き手から質問がでてくる場合があります。
なので、よく頂く質問についての紹介が終わったら、
「他に質問はありませんか?」と確認を入れるようにしましょう。
【補足】
聴き手から、質問がでないのは、下記の２つが考えられます。
①聴き手が、プレゼンの内容をよく理解している。
②聴き手が、プレゼンの内容に興味を持っていない。
質問がでないのは、①・②どちらの理由なのか、
よく見極めて、次に繋げるようにしましょう。
②の場合は、「内容の見直し」、「話し方の改善」を図る必要があります。
８．プレゼン時間を当日になって急遽変更された
社運をかけた大事な商談で、「４０分のプレゼンを１０分でやって欲しい」と当日になって急遽言われたら、
皆さんだったらどうしますか。
【A】「承知しました」と言って、１０分でプレゼンをやる。
【B】「申し訳ございませんが、そのような理由であれば、
後日改めて説明に上がらせていただけないでしょうか」
と言って、まずは別の日にプレゼンの機会を設けてもらえないか確認をとる。
答えは、【B】が正解です。
社運をかけた大事なプレゼンであれば、
安易に「プレゼン時間の変更」を快諾しない方がいいでしょう。
４０分と１０分では、
●伝える情報量
●商品・サービスのアピール度
が変わってきます。
直前での変更は、よほどの自信がない限り、上手くいきません。
プレゼンを成功させたいのであれば、「断る」勇気も必要です。
９．プレゼンの途中で質問をされる
「最後に質疑応答の時間を設ける」と説明したにも関わらず、
プレゼンの途中で質問をされたら、皆さんだったらどうしますか。
【A】質問に短く簡潔に答えて、その後は話を予定通り進める。
【B】予定を変更して、一旦「質疑応答の時間」を設ける。
答えは、【A】が正解です。
プレゼンの途中で質問がでたら、短く簡潔に答えて、話を予定通り進めましょう。
このときのポイントは、３つあります。
①短く、簡潔に答える。
長々と説明をしていると、プレゼン時間がオーバーしてしまう恐れがあります。
②質問者を非難しない。
下記のような「質問者を否定する発言」は控えましょう。
●質問は、最後の質疑応答の時間でまとめて受付ける予定でしたが・・・
●〇〇については、冒頭でも説明をしましたが・・・
●〇〇については、第２部で説明を予定していましたが・・・
Etc・・・
聴き手は、プレゼンターの人柄もよく見ています。
マイナスの印象を与えないようにしましょう。
③「他にご質問はありますか？」は言わない
「他にご質問はありますか？」と確認を入れると、次から次へと質問が続き、
当初予定していた内容が、やりきれない場合があります。
「他にご質問はありますか？」と確認を入れるのは辞めましょう。
受けた質問だけに、サクッと答えるのがポイントです。
まとめ
以上今日は、「プレゼンでのハプニングをどのように切り抜けたらいいのか」
９つの事例を使って、紹介しました。
１．場がしらけている
【対処法】
①新しい資料を配布する
②サンプルを活用する
③プレゼンターを変える
２．聴き手の反応が気になる
【対処法】
「聴き手の単なる癖」or「聴き手が、話に集中しているサイン」なのかを見極める
３．まさかの機材トラブル
【対処法】
①配布資料だけで、切り抜ける
②ホワイトボードに板書するスタイルに変える
４．時間が足りない
【対象法】
①重要なスライドだけを説明して、時間内に終わらせる
②予め、スライドを「重要」「省略可」の２つに分類しておく
５．答えられない質問がでた
【対処法】
「確認の上、いつまでに回答するのか」といった“期日”まで伝える
６．渾身のギャグが滑った
【対処法】
①気にせず、話を進める
②笑いがなかったこともネタにする
７．聴き手から何も質問がでない
【対処法】
よく頂く質問を紹介して、場をつなぐ
８．プレゼン時間を当日になって急遽変更された
【対処法】
別の日にプレゼンの機会を設けてもらえないか確認をとる
９．プレゼンの途中で質問をされる
【対処法】
短く簡潔に答えて、話を予定通り進める
どれか一つでも実践していただけると嬉しいです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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