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皆さんは、指示した内容が部下にしっかりと伝わっていますか。
指示したものと、実際に部下が「出来ましたー！」と持ってきたものが違うといった経験はありませんか。
こういった業務上のコミュニケーションのずれは、「指示の仕方」を工夫するだけで防ぐことができます。
今日は、仕事の手戻りを防ぐために、指示をする際に「何を欠かさずに伝えればいいのか」を紹介していきます。
皆さんは、普段下記のような指示をだしていませんか。
上司：田中さん、お客様アンケートの集計を明日までにお願いできるかな。
部下：明日までですね・・・。はい、承知しました。
果たしてこの指示だけで、上司が期待するものが、１００％部下から上がってくるでしょうか。
答えは残念ながら、Noです。
皆さんも「～お願い」「これやっておいて」といった漠然とした指示の仕方をしていませんか。指示をする際には、下記の５つを伝えることが大切です。
１．仕事の全体像
まずは、仕事の全体像から伝えます。業務フロー図等があれば、それを活用するのもいいでしょう。
細部の限られた仕事しか知らないと、部下はその仕事の価値や、遣り甲斐を見出しづらくなります。どの仕事の何に携わっているのか、どう貢献しているのかを説明してあげることが大切です。
２．目的
・その仕事は何のためにやるのか
・その仕事はどうして必要か
・その仕事は、周囲にどのような影響を与えるのか
といった「仕事の目的」を伝えます。
３．具体的な行動
・どのような行動を
・どのような点に注意しながらやるのか
を伝えます。
４．期待水準
・仕事の完成度
・成果物の量
・所要時間
等の仕事の出来上がりの期待水準を、具体的に伝えます。
５．得られるメリット
仕事をやった結果得られる部下のメリットを伝えます。
このとき、部下一人ひとりの「働く目的」や「仕事上の価値観」にマッチしたメリットを伝えると、部下のやる気に火をつけることができます。
<得られるメリットを伝えるときの一例>
（１）「評価」されることに仕事上の価値・目的を置いている部下の場合
・この仕事で成果を出してくれたら、更に大きな仕事を任せるよ！
（２）「お客様に喜んで貰う」ことに仕事上の価値・目的を置いている部下の場合
・お客様からの信頼獲得に繋がる大切な仕事だよ！
（３）「自分自身の成長」に仕事上の価値・目的を置いている部下の場合
・～を目指している君にとって、この仕事はきっといい経験になるよ！
では、冒頭の指示の事例を「１．仕事の全体像」「２．目的」「３．具体的な行動」「４．期待水準」「５．得られるメリット」を含めた言い方に変えてみましょう。
田中さん。今ちょっといいかな。
来週の全体会議で、サービスの改善提案について議論することになったんだ。（全体像）
そこで、お客様からどんなクレームやご意見がでているかを把握するために（目的）、
直近1年間のお客様アンケートの集計をしてくれないかな。アンケートの集計項目としては、「お客様からのご意見・クレーム欄」に特化して頼むよ。（具体的な行動）
あと、集計結果はA4用紙１枚にまとめて、お客様からのご意見とクレームを「ランキング形式」で上位10位まで挙げて欲しいんだ。明日までにお願いしたいんだけど、大丈夫？（期待水準）
急ぎの仕事で悪いけど、田中さんにとってもお客様の声を知るいい機会になると思うんだ。（得られるメリット）
説明は以上だけど、ここまでの説明で何か分からない事はある？大丈夫？
どうでしょうか。冒頭の、「アンケートの集計を頼むよ」といった指示の仕方に比べると、上司の伝えている情報の量が、各段に増えています。
「忙しくて、こんな事細かく部下に説明している暇は無いよ」と思われる方も、中にはいるでしょう。
しかし、最初の指示の段階で、部下に伝えるべきことを伝えないと、部下はそれから先の業務を間違った方向で進めてしまいます。
仕事の手戻りは、部下だけではなく、再度指示や指導をおこなう上司にとっても大きなタイムロスになります。
仕事を効率よく行うためにも、最初の指示出しは肝心です。
ぜひ、指示を出す際には、下記の５つを含めた伝え方をしてみてください。
１．仕事の全体像
２．目的
３．具体的な行動
４．期待水準
５．得られるメリット
また、説明の最後に、「ここまでの説明で、何か分からないことはない？」と部下に質問をすることも大切です。質問をすることで、互いの認識のずれを未然に防ぐことができます。
ぜひ、本日紹介した「指示の仕方」のうち、どれか１つでも実践して頂けると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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