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皆さんは、部下とのコミュニケーションを上手に取れていますか。
部下をマネジメントしていく上で、「報・連・相」は欠かせません。
あなたの部下は、「報・連・相」を適宜しっかりとしてくれていますか。
今日は、上司であるあなたが「あの件は、一体どうなんてるんだ！」と投げかけなくても、『部下が自発的に報・連・相をするようになる』方法を５つ紹介します。
部下が報・連・相をしてくれなくて困っている方や、これから部下を持たれる方の一助になれば幸いです。
１．報・連・相のタイミングを「作業工程」で指定する
皆さんは、「いつでも報告や相談に来てくださいね」「困っていることがあれば、何でも相談してくださいね」など、報・連・相のタイミングを部下に抽象的に伝えていませんか。
部下に、報・連・相を積極的にして貰いたいのであれば、報・連・相のタイミングを具体的に示すことが大切です。
例えば、
「～の工程まで終わったら、中間報告をしてください。」
と、どの工程まで終わったら報告を入れるのかを、予め部下にしっかりと伝えるようにしましょう。
２．報・連・相のタイミングを「時間帯」で指定する
「報・連・相がある人は、１０時・１３時・１７時からの１時間の間にお願いします。」
「今日は、１４時～１６時まではデスクにいるので、報告や相談がある方は、その時間帯にお願いします。」
等、部署で、報・連・相をする時間帯を予め決めておくというのも有効です。
皆さんは、「上司が忙しそうだから・・・」「上司の機嫌が悪そうだから・・・」
と上司の様子を伺って、報告するのを躊躇してしまった経験はありませんか？
部下にとって、「報・連・相をしてもいい時間帯」が事前に分かるというのは、仕事がし易いものです。
また、上司にとっても、「自分の仕事に集中する時間」と「部下からの報告を受ける時間」が区切られているので、仕事にメリハリができると共に、仕事の効率が上がります。
３．相談する基準を予め決めておく
部下が上司に相談できないのは、「これは上司に相談するべきか」という判断基準が、分からないからです。
「こんなことを相談したら馬鹿にされるのではないか」「自分でもっと考えろと言われるのではないか」等、相談する側も悩むものです。
そうらならない為にも、「ここまでは自分の判断で行う仕事。ここから先は上司に相談しなさい」といった具合に、上司への相談基準を、予め決めておくことが大切です。
例えば、以下の３つの軸で相談基準を分けることができます。
（１）自分でできること
（２）他者の協力が必要なこと
（３）未経験なこと
→（２）＆（３）の場合は、上司に相談する。
「部下が相談に来ない」「部下が相談もせずに、勝手に業務を進めてしまう」といった悩みを持っている上司の方は、ぜひ相談基準を明確にするということを実践してみてください。
「どんな時に相談するべきか」という判断基準が分かれば、部下は上司に相談がしやすくなるはずです。
４．上司の方から、報・連・相を働きかける
報・連・相は、「部下が上司にするもの」といった考えを持っていませんか。
この考えでは、上司はどちらかというと報・連・相に対して、「待ちの姿勢」・「受け身の姿勢」になってしまっています。
報・連・相が苦手な部下には、上司の方から「○○の件は、順調？困っていることはない？」等、積極的に声を掛けるようにしましょう。
この時、大切なのは「○○の件は、一体どうなってるんだ！」と報告が無いことを責めたり、威圧的な訊き方をしないという事です。
報・連・相が苦手な部下に対して、頭ごなしに言っても、更に報・連・相ができなくなるだけです。
「部下のことを気にかけているよ」「いつでも相談にのるよ」というスタンスが部下に伝わるように明るい口調で、「○○の件は、順調？困っていることはない？」と声を掛けるのがポイントです。
５．「また上司と話がしたい！」と思わせる
部下に積極的に報・連・相をして欲しいなら、「上司との会話は楽しいものだ！」と部下に日頃から感じさせましょう。
部下が上司に報告をしています。
下記のやり取りを読んで、あなたが部下の立場だったら、「また上司に報告をしに行きたい」と思いますか？
部下：既存顧客のＡ社から、本年度も受注をいだけることになりました。
上司：そうか、それは良かったな！！
で、新商品の販路開拓は順調なのか？
部下：既存のお客様にメールを出したり、展示会の案内を出したりはしているのですが・・・、反応は今一つです。
上司：それくらいのことは、誰だってやってるじゃないか。もっと工夫するべきなんじゃないのか。
部下：それはそうなのですが、なかなか方法が思いつかなくて・・・・。
上司：とにかく、何としても目標は達成してくれよ！
このやり取りを読んで、皆さんはどんな気持ちになったでしょうか。
「また、この上司に進んで報告をしたい」「会話をしたい」と思ったでしょうか。
答えは残念ながら、Ｎｏです。
上司が、部下からの「報・連・相を受ける」上で大切なことは、２つあります。
（１）認める
部下が話している内容から、１カ所でもいいので「いい所」を見つけて、それを褒めてあげるようにして下さい。
先程の例では、
「A社から継続して受注が取れて凄いじゃないか。
Ａ社に対して、いい仕事ができてるってことだな。」
「新商品の販路開拓について、君なりに工夫して取り組んでいているんだな。」
等の褒め方ができるのではないでしょうか。
部下は、「上司に認めて貰える」・「評価して貰える」と思えば、嬉しいものです。
この上司と話すと「何だかやる気がでるな」「自信がつくな」と思わせるのがポイントです。
せっかく報告をしても、「叱咤激励ばかりで、何だか感じが悪いなー」と思えば、部下は報・連・相をすることを躊躇するようになってしまいます。
ぜひ、「出来ていない事」ではなく、まずは「部下なりに頑張っていること」「出来ている事」に着目して、褒めてあげるようにしてください。
そうすれば、「上司との会話を楽しい」と感じ、部下自らが率先して報・連・相をするようになるはずです。
（２）困っていることに対しての気づきやヒントを与える
上司に報・連・相をすると、「困っていることに対しての気づきやヒントが得られる」と部下に思わせることも大切です。
先ほどの例では、部下は「新商品の販路開拓の仕方」について困っている様子が、見受けられました。
しかし、上司は、部下の困っている事に対してはスル―。
「とにかく目標を達成させろ！」の一点張りです。
報・連・相を受ける際には、
会話の中で、「部下が今何に困っているのか」という部下からのSOSを見落とさないようにしましょう。
部下の困っている事が把握できたら、それに対して部下自身で答えを導きだせるよう、気づきの質問を投げかるのがポイントです。
先ほどの例では、
「他にどのような販路開拓の仕方を考えているの？」
「新商品のどんな点を伝えれば、売上に繋がると思う？」
「お客様の新商品への反応はどんな感じ？」
等の質問ができるのではないでしょうか。
部下は、上司からの質問に答えることによって、自分の考えをまとめたり、新たな着眼点に気づく事ができます。
ぜひ、部下の困っている事に対して耳を傾け、部下に気づきの質問を投げかけてあげるようにしてください。
上司と話すと、「気づきが多い」「勉強になる」と思えば、部下は率先して報・連・相をするようになるはずです。
まとめ
以上、「部下が自発的に報・連・相をするようになる」方法を５つ紹介しました。
１．報・連・相のタイミングを「作業工程」で指定する
２．報・連・相のタイミングを「時間帯」で指定する
３．相談する基準を予め決めておく
４．上司の方から、報・連・相を働きかける
５．「また上司と話がしたい！」と思わせる
（１）認める
（２）困っていることに対しての気づきやヒントを与える
どれか１つでも実践していただけると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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