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今日は、
(1)メール、ビジネス文書
(2)報連相
(3)仕事の進め方
この３つの視点から、「ミスゼロの仕事術！仕事ができる人の裏技１６選」を紹介します。
●ケアレスミスを無くしたい
●仕事で「信用」を勝ち取りたい
●重要な仕事を任されるようになりたい
と思っている方の一助になれば幸いです。
ミスをする人・しない人の差はなにか
皆さんに質問です。
ミスをする人・しない人の差は、どこにあるのでしょうか。
【A】地頭の良さに差がある
【B】ミスを防ぐための工夫に差がある
答えは、もちろん【B】です。
ミスをしない完璧な人間など、この世にはいません。
ミスをしないためには、工夫をすることが大切です。
では、どんな工夫をしたらミスを防げるのでしょうか。
その裏技を見ていきましょう！
普段の仕事のなかで、「自分ができている・できていないこと」を
Checkしながら、読み進めて頂けると幸いです。
【メール、ビジネス文書】
１．添付ファイルは、本文を書く前に添付する
資料を添付せずに、メールを送ってしまった経験は、ありませんか。
上記のようなミスをすると、再度メールを送る手間が発生するだけではなく、
メールを受け取った相手に、
「そそっかしい人だ」というマイナスの印象を与えてしまいます。
本文を書き終えてからだと、注意散漫になり、
どうしても「添付忘れ」が起こります。
本文を書き始める前に、資料を添付するようにしましょう。
また、下記のように件名に「添付資料の総数」を入れておくと
●送り手が、添付ファイルの数を間違えない
●受け取り手が、情報を瞬時に把握できる
のでおすすめです。
<一例>
件名：【資料送付】〇〇の企画(案)について（添付資料３つ）
２．毎月送る書類は、時候の挨拶を「時下」で統一する
皆さんに質問です。
毎月送る書類で、ケアレスミスを防げるのは、次の内どちらの表現でしょうか。
【A】拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
【B】拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
答えは、【B】です。
毎月送る送付状などでは、「季語」は使わずに、
通年で使える「時下」を用いるといいでしょう。
「〇〇の候」といった表現は、
発信月によって、表現を書き換えなくてはなりません。
季語を用いると
●調べる手間が発生する
●季語を書き換えずに、うっかり送ってしまう恐れがあります。
時候の挨拶を「時下」で統一すれば、
●ケアレスミスを防げる
●誤字脱字がないか、そのぶんほかの大事な箇所に意識を集中できる
のでおすすめです。
３．休暇予定は、メールの署名欄にいれる
年末年始、夏季休暇など、長期間休みを取る際は、１カ月前頃から、
メールの署名欄に、下記のように「休暇予定」を入れるといいでしょう。
<一例>
誠に恐れ入りますが、12/28(金)～1/6(日)は冬季休暇を取得いたします。
休暇中に頂いたお問い合わせにつきましては、1/7(月)以降順次対応させていただきます。
先取り型研修事務所
山田 太郎
Tel:〇〇〇〇〇
E-mail:□□□□□
お取引先など社外の人に、直前に休暇を知らせると
●知らなかった
●もっと早く言ってくれよ！
●段取りが悪い
と思われ、印象が悪くなります。
仕事を円滑に進めるためにも、余裕を持って不在日を伝えるようにしましょう。
４．ビジネス文書で書き換えるところは、赤字にしておく
「送付状」、「見積書」、「請求書」等、ひな型が決まっている書面は、
既存のものを使って
●日付
●相手先の会社名
●担当者の部署、役職、氏名
●数量
●金額
などを書き換えて、書類を作成する方も多いのではないでしょうか。
ミスを防ぐためには、
書き換える箇所を、予め「赤字」にしておくのがおすすめです。
書き換える箇所が多いと、修正をしないで相手に送ってしまう等のミスが発生します。
見落としがないよう、「赤字」で自分自身に注意喚起をおこないましょう。
５．誤字脱字を防ぐために、時間をあけてから文面を読み返す
皆さんに質問です。
ビジネス文書の誤字脱字を防ぐ上で効果的なのは、次のうちどれでしょうか。
（複数回答可）
【A】PCの画面上で、誤字脱字をチェックする
【B】紙に出力した状態で、誤字脱字をチェックする
【C】声にだしながら、誤字脱字をチェックする
【D】時間をあけて、再度誤字脱字をチェックする
答えは、【B】【C】【D】です。
紙に出力した方が、PCの画面上で確認するよりも、誤字脱字に気づきやすくなります。
声にだして読み上げると、
●文章の言い回しのおかしい所
●接続詞の間違い
等を見つけやすくなります。
更に、時間をあけてから再度確認をすることで、
客観的かつ冷静な視点で、文章を読み返すことができます。
ミスを防ぐためには、
●セルフチェックを怠らない
●繰り返し確認をすることが大切です。
６．ファイル名には「日付」「お客様名」をつける
作成した資料をPCで保存する際、
皆さんは、どんなファイル名をつけていますか。
例えば、次のうち保管管理がしやすいのは、どのファイル名でしょうか。
【A】モチベーション研修テキスト
【B】〇〇会社様モチベーション研修テキスト
【C】20181125〇〇会社様モチベーション研修テキスト
答えは、【C】です。
●開催日：20181125
●お客様名：〇〇会社様
を入れておくと、ファイルを後で検索しやすくなります。
また、上記項目を入れておけば、メールでの添付資料の間違えも防げます。
【報連相】
７．３割進んだら中間報告をする
せっかく仕事が終わっても
●目的とずれていた
●できあがりが、上司の求めていたものと違った
となると、最初からやり直さなくてはならず、余計に時間がかかってしまいます。
●初めてで、不慣れな仕事
●進め方や判断に迷う仕事の場合は、
３割進んだところで、上司に中間報告を入れるようにしましょう。
業務経験豊富な上司であれば、
３割進んだ段階で、完成イメージを想像することができます。
報連相には、
上司が間違いを指摘し、
部下の仕事のやり方を早い段階で軌道修正させる
といった目的があります。
中間報告を積極的におこない、ミスを未然に防ぐようにしましょう。
８．話す内容をナンバリングする
皆さんに質問です。
上司に報告をおこなう際、伝え漏れを防ぐ対策として、好ましいのはどれでしょうか。
【A】伝えたい内容を、箇条書きでまとめておく
【B】「３点報告がございます」と、話す内容の総数を上司に事前に伝える
答えは、【A】【B】ともに正解です。
上司に報告をする際は、事前準備が大切です。
伝えたい内容を、予め下記のように箇条書きで、ナンバリングしておくといいでしょう。
１．～～～～～
２．～～～～～
３．～～～～～
報告が終わったら、「レ点」や「OK」マークをつけて、管理をします。
「〇点報告がございます」と、事前に上司に伝えておけば、
●報告者自身、伝え漏れがなくなる
●上司が、内容を理解しやすくなる
といったメリットがあります。
９．言いにくいことは、電話or対面で伝える
次の内、相手に気持ちが伝わりやすいのは、どれでしょうか。
【A】書面
【B】メール
【C】電話
【D】対面
気持ちが伝わりやすいのは【C】電話【D】対面です。
●お断りをするとき
●日程を急遽変更して欲しいとき
など、言いにくいことを伝えるときには、
気持ちが伝わりやすい「電話」又は「対面」で、おこなうといいでしょう。
言いにくいからメールで済ましちゃおう！
これでは、相手に誠意が伝わりません。
人によっては、
●軽くあしらわれた
●自分のことをバカにしている
と感じる人もいるので、注意が必要です。
１０．あいまいな表現を避けるために、数字を用いる
皆さんに質問です。
「夕方頃に電話をします」と言われたら、皆さんだったら何時を想像しますか。
筆者の場合は、夕方と言われると16時を想像します。
果たして、読者の皆さんは、何時頃を思い浮かべたでしょうか。
人によって捉え方が異なる下記のような表現は避け、
具体的な数字を用いるようにしましょう。
<一例>
●夕方頃 →16時頃
●昼過ぎ →13時頃
●朝一 →10時頃までに
●週明け →〇/〇の月曜日
●週末 →〇/〇の金曜日
●〇月上旬 →〇/〇
●〇月中旬 →〇/〇
●〇月下旬 →〇/〇
●しばらくの間 → 10分ほど
●少々お待ちください → ２～３分ほど
ミスコミュニケーションを防ぐためには、具体的な数字を用いることが大切です。
【仕事の進め方】
１１．自分のキャパシティーを把握する
皆さんは、自分が対応できる仕事の量を把握していますか。
例えば、
この仕事を引き受けたら・・・
●他の仕事が疎かになる
●仕事の質が低下する
と思ったら、自分のキャパシティーを超えている可能性があります。
そんなときは、
●仕事を断る
●上司に相談する
勇気を持ちましょう。
「サラリーマンたるもの、仕事は断れないよ～！」
と思った方もいるでしょう。
そんな方は下記２つの言い方で、上司に相談をしてみましょう。
（１）仕事の優先順位を確認する言い方
<一例>
現在、A、B、Cの仕事を抱えています。
私としては、Aを優先して取り組もうと考えているのですが、
それでよろしいでしょうか。
（２）譲歩案を伝える言い方
ぜひお引き受けしたいのですが、現在急ぎのAの仕事を抱えています。
明日以降であれば、お手伝いすることが可能です。
それでもよろしいでしょうか。
筆者も、登壇の仕事が忙しい時期には、
読者の方には大変申し訳ございませんが、ブログをお休みするようにしています。
これは、下記２つの理由から、そうしています。
●登壇準備を疎かにしたくない
●ベストな状態で、皆さんにブログを提供したい
という想いがあるからです。
ブログを１つ書くにしても、登壇時にお伝えしている内容に加えて、
ブログに関連するテーマの書籍を10冊程度読み込んで、知識の向上を図るようにしています。
●ブログも手を抜きたくない
●せっかく投稿するなら、皆さんにとって役立つ情報を１つでも多く発信したい
そんな想いがあるからこそ、休むことも大切にしています。
また、年末年始、夏季休暇等の長期休みの間には、
ブログをまとめて作成して、
登壇で忙しい時期に投稿するブログ用として、ストックしています。
「やらない！」を極力減らしたいという方は、
時間に余裕があるときに、早め早めに対応しておくのもお薦めです。
１２．仕事の抜け漏れを防ぐためにチェック表をつくる
仕事の抜け漏れを防ぐためには、業務の流れに沿ってチェック表をつくるといいでしょう。
業務が完了したら、その都度「レ点」や「済」のマークを入れます。
お薦めなのは、抱えている案件を全て一表にまとめて、
可視化することです。
例えば、筆者の場合は、
研修登壇し、実施報告をおこなうまでには、20ステップ程の業務フローがあります。
<一例>
- お客様からのお問い合わせ
- メールで概要をヒアリング
- 事前打ち合わせの日程を決める
- 第１回事前打ち合わせの実施
- 打ち合わせメモの作成
etc…
これをA社様、B社様、C社様といった具合に全て一表にまとめ、
業務の進捗度合いを把握するようにしています。
チェック表をつくると、
●仕事の抜け漏れがなくなる
●自分のやるべきことが把握できているので、精神的な余裕が生まれる
といった効果があります。
１３．突発業務を想定して、１日に８０％の仕事の予定を入れる
皆さんは、仕事の予定を詰め込みすぎていませんか。
人と関わる以上、自分だけの仕事に集中するという訳にはいきません。
勤務時間の８０％程度に押さえた仕事の予定を入れるといいでしょう。
勤務時間の100％分予定を入れてしまうと
●突発業務に対応できない
●精神的な余裕が無くなる
●残業をするはめになる
といった悪循環が起こります。
人は、機械ではないので、
休みなく、同じペースで働き続けるのは不可能です。
ミスのない、質の高い仕事をするためには、
余力を残した仕事の予定を立てることが大切です。
１４．指示した内容・納期を手帳やノートに書き留める
皆さんに質問です。
相手に迷惑をかける指示の出し方は、次の内どれでしょうか。
【A】指示した人が、指示した内容を忘れる
【B】指示する内容が、コロコロ変わる
答えは、【A】【B】ともに正解です。
●「えっ、こんなこと頼んだっけ？」と指示した内容すら忘れている
●思いつきで指示をするので、指示する内容がコロコロ変わる
これでは話になりません。
振り回される部下が、気の毒です。
いい加減な指示を繰り返すと、
部下がついてこなくなる場合があります。
指示をするときには
●指示した内容
●納期
を手帳やノートに書き留めましょう。
そうすることによって、部下・後輩の進捗管理がしやすくなるので、
●チーム全体のミスがなくなる
●納期や期限をしっかり守れるようになります。
１５．忘れ物を防ぐために、透明ポーチを使う
仕事で使うアイテムを忘れて、
仕事に支障がでてしまった経験はありませんか。
ミスをしない為には、仕事で使うアイテム管理も重要です。
筆者の場合は、登壇で使うアイテム（タイマー、講師用の名札、USBメモリ等）を、
透明のスライダー付収納バックに入れて一括管理しています。
なぜそうするのかというと、理由は３つあります。
●透明だと、開けなくても中身を一目で確認できる
●一括してまとめておけば、準備に時間がかからない
●忘れ物を防げる
透明のスライダー付収納バックは、
100円ショップなどでも売っているので、忘れ物防止にお薦めです。
１６．こまめに休憩を入れる
皆さんに質問です。
次のうちミスをしない仕事の進め方をしているのは、どちらでしょうか。
【A】90分仕事をしたら、一息入れる
【B】休みを入れずに、続けて仕事をする
答えは、もちろん【A】です。
集中力には、限界があります。
適度に休みをいれることで、
●集中力が回復する
●仕事のスピードが上がる
●ミスが起こりにくくなります。
下記のような方法で、適度に休憩を入れるようにしましょう。
●“時間”で休憩を入れる
●仕事のきりがいい所で、その都度休憩を入れる
●To Doリストに、予め「〇〇の仕事を終えたら、休憩を入れる」と書き込んでおく
etc…
まとめ
以上今日は、「ミスゼロの仕事術！仕事ができる人の裏技１6選」を紹介しました。
【メール、ビジネス文書】
１．添付ファイルは、本文を書く前に添付する
２．毎月送る書類は、時候の挨拶を「時下」で統一する
３．休暇予定は、メールの署名欄にいれる
４．ビジネス文書で書き換えるところは、赤字にしておく
５．誤字脱字を防ぐために、時間をあけてから文面を読み返す
６．ファイル名には「日付」「お客様名」をつける
【報連相】
７．３割進んだら中間報告をする
８．話す内容をナンバリングする
９．言いにくいことは、電話or対面で伝える
１０．あいまいな表現を避けるために、数字を用いる
【仕事の進め方】
１１．自分のキャパシティーを把握する
１２．仕事の抜け漏れを防ぐためにチェック表をつくる
１３．突発業務を想定して、１日に80％の仕事の予定を入れる
１４．指示した内容・納期を手帳やノートに書き留める
１５．忘れ物を防ぐために、透明ポーチを使う
１６．こまめに休憩を入れる
今日紹介したどれか１つでも実践していただけると幸いです。
完璧な人間はいないので、
いくら気をつけていても、ときにミスをしてしまうこともあるでしょう。
そんなときには、
●なぜミスをしたのか、原因を考える
●二度とミスをしないために対策を練る
この２つを実践することが大切です。
ミスから、学ぶこともあります。
ミスを成長や改善のヒントにしていきましょう。
今回のブログが、皆さんが楽しみながら、良いお仕事をされる一助になれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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